第七章 公文处理 《秘书基础（高教版第二版）》基础知识梳理

第七章 第一节 公文的形成 知识点一 公文及其特点 一、概念 公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。 所谓行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。 二、特点（易考点） 公文的主要特点是： (1)它的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族。 (2)它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即 主要用于公务活动。 (3)它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序；在现实执行效用方面，它对有关各方面行为的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护，在“文件”合法的前提下，拒绝这种影响的组织和个人都将承担相应的法律责任，受到不同程度的制裁或处罚。 知识点二 公文形成的具体过程及要求（易考点） 公文的形成中间经过交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印，才能生效使用。这个过程就是公文形成的过程。 一、交拟 交拟也叫交办，是公文形成的第一个程序。它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。这些任务包括本单位主动发文和收文承办的被动发文。主动发文如本机关因工作需要而撰拟的公文；被动发文如其他机关来文(或口头)的要求，或是上级领导机关的指令性要求，或是下级机关来文请示需要答复，或是与平行机关商洽业务等。 交拟的重点在交代写作意图上，即行文目的、对象和指导思想等方面，而不只是个时限要求。交拟可以有多种方式。 二、议拟 这是公文形成的准备阶段。由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。这一阶段可分为三个步骤： 1.认真领会领导意图 秘书人员在接受了交拟任务后，要同领导共同讨论研究，将领导意图同国家的方针政策、法律法规，以及本单位的实际情况结合起来，加以分析、比较，融会贯通，使公文较准确完整地表达出领导的写作意图。 2.收集材料 行政领导机关的公文是党的路线、方针、政策和国家法律、法规的体现。撰写公文必须实事求是， 一切从实际出发。而要做到这一点，就必须占有大量翔实可靠的材料，这是写好公文的基础。要认真进行调查研究，深入基层，到广大干部和群众中去了解情况，掌握情况，分析研究问题，提出解决问题的意见和建议，供领导参考，或在自己的职权范围内，实事求是 地答复和处理问题。 3.拟写提纲 公文撰拟的准备阶段，应当十分重视公文写作提纲的编制。 三、撰拟 公文的撰拟是秘书个人劳动。 撰写公文，政策性、思想性、业务性都很强。公文质量关系着党和国家方针政策的贯彻执行， 关系到机关的工作效率。 四、审核 审核是文稿草拟后，在送交领导人审批签发前的一个必须经过的环节。因为它要求对文稿的内容、文字表达及体式等，都要做全面的审查核实和细致的修改，所以人们往往称之为“把关”。 审核由办公厅(室)负责人办理(一般的文稿可以指派各方面水平都比较高、又有拟稿经验的秘书人员负责办理)。审核的重点首先是“是否需要行文”。审核的重点有公文的内容、文字表达、文种使用等六个方面，即“六查”。 1.查有无矛盾抵触 即查文稿是否符合党和国家的方针政策和法律规定；查以前发文和现拟文稿，以及现文稿各段落条款之间有无自相矛盾、前后脱节的现象。 2.查政策界限 即查领导性和指导性的文件，如指示、决定、条例、规定等，内容有无规定 过死、过繁，或含糊笼统、模棱两可的现象；查允许或不允许、或者应该怎样做或不应怎样做的界 限是否明确。 3.查措施落实 即查文稿提出的办法措施等是否切实可行，能否达到既定目的；查由谁组 织落实或谁执行，怎样执行及执行时限是否合宜；查涉及外部门、外机关单位和外地区的是否已 征得同意等。 4.查措施落实 即查文件是用什么名义发布的；查是否应交会议讨论通过，是否需要与 有关机关会签或上报主管机关批准等。 5.查文字表达 即查词语口气是否妥当，语法逻辑是否得当，陈述是否简单明了；查有无文字疏漏及标点符号是否正确等。 6.查文件体式 即查文件种类的使用是否得当，查标题、发文字号、发送机关、密级、时限 等安排是否合适，排印位置是否正确等。 五、签发 公文签发包括会签、签发和注发。 1.会签 公文文稿送领导签发之前，要由秘书部门会同有关方面讨论，征求对文稿的意见，以帮助领导审核公文。这是公文会签的准备阶段，也叫会稿。通过会稿，可以集思广益，发挥机关职能部门的特长，提高公文的质量。 2.签发 签发是机关领导人对审核过的文稿进行审定并签署发印，文件据此生效。签发要有权限。签发的权限，是指领导人签发文件的审批权限与职责分工。总的来说，凡属重要的、涉及面较广、对全局工作有普遍