第六章 沟通协调 《秘书基础（高教版第二版）》基础知识梳理

第六章 第一节沟通协调的意义、内容和范围 知识点一 沟通协调的意义 一、什么是沟通协调 沟通是信息的传递，是手段，协调则是沟通的目的，是结果。 (1)协调的内涵 从现代管理学的角度讲，就是使一系统内各相关的组织与个人的活动趋于同步化与和谐化的一种控制，是一种行为。前者可称为协调状态，后者可称为协调行为。 (2)协调与管理的区别 协调是一种控制，它与管理的意义相近。它们的相同点在于两者都是有目的的控制行为。不同点在于，管理不仅是对人或组织的控制，而且还包括对物的控制，而协调的对象则仅仅是人或组织之间的行为和关系。管理的范围是系统本身，而协调还涉及系统与外部关系；管理活动侧重于程序控制，而协调在方式上较为灵活，控制的程度也不如管理那么强。 二、失调状态的科学分析 (1)失调状态和失调倾向 一般说来，组织运转的协调状态具体含义是：整体运行正常，各子系统有序组织，彼此配合，目标一致，效率和效益均保持应有水平，信息沟通及与外界环境进行的物质能量的交换都处于充满生机的和谐状态。 (2)关于失调状态的科学分析 寻求异同主要有以下几种分析方法： ①差异性分析。无论是哪一种形式的差异，都要通过比较分析，一一列出来。 ②共同性分析。 ③因果分析。 (3)新时期秘书沟通协调面对的失调状态分析 在新时期，领导面临的问题十分复杂，接触横向、纵向的关系也千丝万缕。改革中不断产生大量的新矛盾，它们都会集中到各级领导面前，要求解决。从秘书沟通协调的职能来讲，就是要求秘书人员能够针对改革中出现的各类矛盾造成的失调状态，协助领导及时、正确地处理。 改革中出现的失调状态，大致有四种类型： ① 新旧体制矛盾造成的失调状态。 ②权益矛盾造成的不协调状态。 ③主观认识矛盾造成的失调状态。此类矛盾常表现为各方相关人员对同一问题认识上的差异。 ④历史与现实矛盾造成的失调状态。 知识点二 秘书沟通协调的内容与范围（易考点） 一、秘书沟通协调的内容 (1)决策协调 (2)业务协调 主要是依据决策，对本单位的人力、物力、财力进行统一支配，平衡安排。 (3)事务协调 主要是根据领导意图，平衡各部门的会议安排、资料提供、生活保障等日常 事务的协调。 (4)临时性工作的协调 主要是协调领导临时交办的工作或突发性工作中出现的矛盾。 二、秘书沟通协调的范围 (1)对上关系协调 指与上级机关和领导人关系的协调。 (2)对下关系协调 指与本单位子系统各机关、领导人、群众关系的协调。 (3)左右关系的协调 指与同行业、同系统内左“邻”右“舍”关系的协调。 (4)内部关系的协调 指单位内部各部门之间关系的协调。 (5)对外关系的协调 指单位与社会、与外部关系的协调。如果是涉外、开放单位，还有与国外以及国内涉外管理机构关系的协调。 (6)党政关系的协调 此属于内部关系的协调。但目前在企事业单位中这一点表现得较为突出，所以单列出来。 (7)条块关系的协调 此属于对外关系的协调。 第二节 秘书沟通协调的原理及其特点 知识点一 秘书沟通协调的基本原理（易考点） 1.整体效能最大原理 在保持协调状态的组织内部，各子系统在整体配合条件下发挥出的效能，比各子系统失去整 体配合条件各自发挥的效能之和要大得多。 2.组织协调的应变原理 组织处在多变的、多元化的时空之中，要想协调运转，必须根据组织所处的内外环境条件的 变化作权宜应变。沟通协调工作就是要针对变化着的环境条件作出反应，以求适应环境条件的 变化，重新达到和谐一致。 3.信息沟通导向原理 组织各环节的运转无不以信息为依据，以沟通为重要手段。组织的决策方案、执行措施及要 求等，均是以信息为依据制定的，又通过信息沟通，传递给下属各子系统以及各组织成员。 知识点二 秘书沟通协调工作的特点（易考点） 1.附属性 附属性是秘书沟通协调工作的首要特点，秘书的沟通协调，尤其是协调行为， 必须受领导活动制约。 2.全面性 主要指本单位各项工作的全面协调，表现为多方面、多层次、多领域，要协调的工作无大小、 内外之分。 3.中介性 秘书的协调一般只起沟通、联络、协商、调节作用，不如领导协调时具有权威性。但秘书协调 时的信息沟通、感情沟通手段，也会使协调容易为矛盾的各方接受。 第三节 秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法 知识点一 秘书沟通协调的基本原则（易考点） 1.调查研究的原则 2.局部服从全局的原则 3.注意思想教育的原则 4.按职能、分层次负责的原则 知识点二 秘书沟通协调的基本要求（易考点） 1.沟通化解矛盾 有些矛盾产生于隔阂或误会。秘书采用信息沟通手段，使有关方面明白真相，也可以化解矛盾，恢复协调状态。在特殊情况下，主要领导人为了应急，来不及与分管领导人商量就作出了决定，而事后又未及时向分管领导人说