第九章 会议工作 《秘书基础（高教版第二版）》基础知识梳理

第九章 第一节 会议工作 知识点一 会议概念 1.概念 从词义解释，会，是聚合；议，是商议。会议，是人类社会所特有的聚众议事的过程。 2.理解 对会议概念，可以从三个角度理解。 （1） 从历史学角度看，会议作为人类的一种活动方式，在原始社会的氏族时期就已经存在。 （2） 从信息学角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一个过程。 （3） 从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。 知识点二 会议的要素（易考点） 会议要素即会议的组成因素，它可以分为基本要素和其他要素。 1.会议的基本要素包括会议的时间、场所、与会者、议题、议程。 2.会议的其他要素即可供选择的、并非所有会议所共有的要素，主要包括形式要素(会议名称、会议机构、会议方式等)，内容要素(指导思想、会议任务、会议作用、会议文件等)，会议程序要素(会议准备、会议进行、会议 结束、会后落实等)，会议财务要素(会议经费、会议设备、会议服务设施、会议耗材等)。 知识点三 会议的种类（易考点） 按不同标准有不同分类： 1.按规模分——特大型会议(万人以上)、大型会议(千人以上)、中型会议(百人至数百人上 下)、小型会议(数人至数十人)。 2.按会期分——定期会议、不定期会议。 3.按级别分——中央级、地方级。 4.按功能分——决策会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信 息交流会议、研讨会。 5.按召开方式分——集中会议、分散会议(电话会议、电视会议、广播会议、网络会议)。 6.按涉外与否分——国内会议、国际会议。 7.按密级分——公开会议、内部会议、机密会议。 8.按内容分——综合性会议、专题性会议。 知识点四 会议的作用 交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。 知识点五 会议的控制（易考点） 从我国的现状来看，会议失控主要表现为：会议太多，有些会议会期太长，有些会议规模过大，加之某些会议质量不高，未 解决实际问题，从而重复开会。人们常以“会海”一词来形容会议过多过滥现象。 一、“会海”的危害 1.造成时间、精力的浪费。 2.造成经济的浪费。 3.信息的重复、浪费。 4.滋长不正之风。 二、加强会议控制，应做好以下工作 1.改变会议观念，提高工作效率。 2.会议应有领导、有计划、有制度。 ① 坚持“一支笔”审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能范围。 ② 明文限定一定时间内召开会议的次数、会议日期、会议地点。 ③ 坚持不开无准备的会议。 ④ 杜绝议而不决、决而不行的现象。 ⑤ 会议决议事项必须落实，不重复开会。 ⑥ 降低会务费用标准，实行住房、用餐、用车低标准；不发高档纪念品，不组织游览。 第二节 会议筹备工作 知识点一 会议筹备工作的内容 会议筹备工作是会议成功的保障。科学、严谨、细致、周密是会议筹备工作的要求。 会议筹备工作的主要内容有： 1.安排会议议题； 2.确定与会人员； 3.确定会议时间； 4.确定会议方式； 5.确定会议场所； 6.确定会议议程； 7.安排会议日程； 8.制发会议通知； 9.准备会议用品； 10.布置会场； 11.准备会议文件； 12.经费预算。 知识点二 会议筹备工作的基本方法（易考点） 一、安排会议议题 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。 会议议题的提出有两种情况： 一是由领导提出；二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要地拟出“近期会议安排议题”的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。 二、确定与会人员 合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等。 与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表、听众等。对出席会议的人数要有=较精确的统计，以便做好其他准备工作。 确定与会者必须弄清下列有关问题： (1)与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系。 (2)与会者同会后的行动是否直接相关。 (3)与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化。 (4)与会者是否有能力或者有权利形成一项决议。 (5)与会者是否多余或者可有可无。 (6)与会者是否能全身心投入会议；是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压 力，影响他人发言的质量。 三、确定会议时间 会议起止时间，也称会期。确定会议时间要力求紧凑科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本上都能到会。 选择开会时间，要领如下： (1)事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。 (2)选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物能集中精力开好会议。 (3)避免会议召开期间与组织的重要的活动冲突，避免会议打扰组织的正常