模块四项目二电子文件归档前处理《文书拟写与档案管理》（高教版）概念梳理与常考题选讲

《文书拟写与档案管理》 考前概念梳理与常考题选讲 主讲人：××× 专题复习 模块四 电子文件与数字档案管理 项目二 电子文件归档前处理 1 一、考纲要求 2 1. 了解电子文件归档前整理的具体项目与内容。 2. 理解电子文件为什么要进行预归档。 3. 学会使用电子文件处理系统(EDMS) 进行网上整理。 4. 能够将整理完毕的电子文件预归档。 5. 理解电子文件整理与纸质文件整理的异同。 3 二、知识梳理 4 (一)电子文件管理原则 1. 统一管理。 2. 全程管理。 3. 规范标准。 4. 便于利用。 5. 安全保密。 5 (二)电子文件与纸质文件整理比较 1. 整理的前处理不同。 2. 整理的环境不同。 3. 整理的对象不同。 4. 整理的方法不同。 5. 整理后的归档文件处理方法不同。 6 三、常考题讲解 7 (一)单项选择题 1. 计算机辅助制造可用( )表示。 C A.OA B.CAD C.CAM D.COA 2. 纸质文件的载体是纸，强调其( )；而电子文件材料是信息，强调真实性、 完整性 和有效性。 B A. 有效性 B. 原始性 C. 科学性 D. 正确性 3. 电子文件归档前除对元数据进行鉴定外，还需要进行真实性、完整性和( )检验。 A A. 有效性 B. 原始性 C. 科学性 D. 正确性 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8 4. 电子文件一般实行计算机整理、随办随归档制度、集中整理和( )整理。 C A. 手工 B. 软件 C. 文档一体化 D. 自动化 5. 电子文件归档份数一般为三套， 一套封存保管， 一套供查阅使用， 一套 ( )。 D A. 档案室珍藏 B. 领导保存 C. 软件系统保存 D. 异地保存 6. 电子文件归档是指文件形成部门通过使用( ),将经过单位档案部门审查批准 的 预归档电子文件转为数字档案，正式完成电子文件向数字档案的转化。 B A. EDMS B. ERMS C. OA D. CAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9 7. 对于归档的全部电子文件，系统一般按照“全宗号一档案门类代码·年度—保管 期 限—机构(问题)代码一件号”,自动合成分配给每份归档文件作为( )。 B A. 全宗号 B. 档号 C. 件号 D. 卷盒号 8. 一个全宗的档案数字化转换质量抽检的合格率必须达到( )%以上为验收通过。 B A. 90 B. 95 C. 98 D. 99 9. 电子文件归档前，需要确保文件的哪个属性是准确的？( ) B A. 文件大小 B. 文件格式 C. 文件创建时间 D. 文件访问权限 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 10. 在电子文件归档前，哪些文件应该被排除？( ) B A. 过时的文件 B. 不完整的文件 C. 密级较低的文件 D. 所有文件都应该归档 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 (二)多项选择题 1. 电子文件的多样性，包括( )、图像、音频等形式的电子信息。 ABCD A. 文本 B. 图形 C. 数据库 D. 视频 2. 下列属于电子文件管理原则的有( )。 ABCD A. 便于利用 B. 规范标准 C. 全程管理 D. 统一管理 3. 电子文件与纸质文件整理比较( )。 ABCD A. 前处理和环境不同 B. 对象不同 C. 整理后的归档文件处理方法不同 D. 方法不同 12 4. 下列属于电子文件网上整理工作的有( )。 ABCD A. 数据修改 B. 鉴定内容 C. 保存或删除文件 D. 目录打印 1.EDMS追加文件目录数据或修改字段数据的方式有( )。 BC A. 图表式 B. 卡片式 C. 目录式 D. 列表式 6. 下列哪些措施可以确保电子文件归档的安全性？( ) ABD A. 对文件进行加密 B. 定期备份文件 C. 改变文件存储位置 D. 对文件进行病毒检测 13 (三)填空题 1. 电子文件管理原则有统一管理、__________、规范标准、__________、_______ ____。 全程管理 便于利用 安全保密 2. 电子文件与纸质文件整理相比较，其整理的________不同、整理的______不同、 整理的______不同、整理的______不同、整理后的归档文件处理方法不同。 前处