第三节秘书工作在领导活动中的作用和特点（同步课件）-《秘书基础》高教版（第二版）同步精品课堂

同步精品课堂 秘书基础（高教版·第二版） 第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用 第三节 秘书工作在领导活动中的作用和特点 目录 1.秘书工作在领导活动中的作用。 2.秘书工作在领导活动中的特点。 课程导入 观察左边的图片，这是某位老总的秘书。 她有六只手臂…… 她笑容甜美…… 她会将老总的事务处理得井井有条…… 请思考： 1.秘书工作在领导活动中具有哪些具体作用呢？ 2.秘书工作在领导活动中具有怎样的特点呢？ 讲授新知 正确认识秘书工作在领导活动中的重要性。对秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点缺乏知识，就会缺乏主动性，或者严重越权，给事业带来损失。 眼下信息量猛增，工作节奏加快，许多领导人虽然博学多才、见多识广、精明能干，但个人的知识、能力、精力总是有限的。因此，一个睿智的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。 缺乏正确认知的危害 重视秘书工作的作用 联系 一、秘书工作在领导活动中的作用 秘书工作在领导活动中有以下六个方面的作用： 02 03 04 05 助手作用 参谋作用 辅助协调作用 “不管部”作用 01 06 枢纽作用 “窗口”作用 《说文》:“秘书说曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书谓纬书。” 1.枢纽作用 无论是在国家组织中，还是在企事业单位中， 秘书工作的地位：咽喉； 秘书工作的作用：上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外。 下面上的情况、动态，以及经验教训，要经过秘书部门反映到领导手中 领导的决策指令要通过秘书部门传达下去 内部的计划、部署，要经过秘书部门传达到执行部门去 3 1 4 下面的问题、要求，包括下级的请示、报告，以及群众重要的来信来访，都要通过秘书部门递送上去 2 秘书工作高效 秘书部门健全 整个组织高效工作 某公司总经理需要召开一次部门经理会议，要求秘书安排会议的时间、地点、议程和参会人员。秘书在接到任务后，首先与总经理确认会议的具体需求和目的，然后联系相关部门经理协调时间，预定会议室和其他会议资源，制定详细的议程并发送给所有参会人员。在会议期间，秘书还担任了会议记录的工作，并在会后整理会议纪要，将重要决策和行动计划反馈给总经理和各部门经理。 秘书案例 某公司总经理需要召开一次部门经理会议，要求秘书安排会议的时间、地点、议程和参会人员。秘书在接到任务后，首先与总经理确认会议的具体需求和目的，然后联系相关部门经理协调时间，预定会议室和其他会议资源，制定详细的议程并发送给所有参会人员。在会议期间，秘书还担任了会议记录的工作，并在会后整理会议纪要，将重要决策和行动计划反馈给总经理和各部门经理。 【案例分析】案例中秘书在接到任务后，发挥了秘书工作的枢纽作用，及时联系相关部门经理协调时间，预定会议室和其他会议资源，制定详细的议程并发送给所有参会人员。将总经理和下级各部门之间紧密地联系起来，使得会议顺利召开。 思考问题： 你可以对本案例中秘书工作的枢纽作用的具体体现进行总结吗？ 协调沟通 安排管理 信息传递 记录整理 《说文》:“秘书说曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书谓纬书。” 2.助手作用 筛选文件 文书处理 文字把关 事务处理 高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料处理 及时处理各种文件，撰写篇幅过长文件提要，必要时提出自己的办理意见供领导参考 督促作用 对反映领导意图的文件、资料，严格审核把关， 一个字、一个标点都不能错 主动配合领导处理好日常事务 按照领导的意图，对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置了的工作 助手作用 《说文》:“秘书说曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书谓纬书。” 3.参谋作用 给领导当参谋，是对秘书人员的高度信任，也是对秘书工作的高度要求。 向领导提供真实的情况、可靠的材料、有关政策和法律的规定，作为决策和指导工作的依据 01提供依据 在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定 02综合意见 在调查研究的基础上，提出解决问题的意见或建议 03出谋献策 注意：秘书人员要处理好“参与”和“参谋”的关系。 《说文》:“秘书说曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书谓纬书。” 4.辅助协调作用 01 02 目标 任何组织系统 都有运行目标 03 调节 使组织系统沿着正确的轨道运行， 使众多的局部成为完整和谐的有机体系 协调 在管理过程中不断调整自己的行动； 采用各种手段来协调与其他机关的行动 领导者在管理工作中的重要职责； 秘书部门则是辅助领导者进行行政协调的主要部门。 《说文》:“秘书说曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书谓纬书。” 5.“不管部”作用 不管部：其他部门不管的事，秘书部门都可以去做。 （2） 临时发生的 突击任务 （1） 围绕中心工作 产生的任务 （3） 带全面性