《文书拟写与档案管理》高等教育出版社（文秘类专业）模块四 电子文件与数字档案管理 基础知识梳理

模块四 项目一 电子文件生成 知识点一 电子收文（易考点） 一、概述 电子收文办理的主要功能，是将通过网络直接发来的电子公文(含电子邮件等)，或将接收的纸质公文通 过扫描仪全文扫描转换为通用格式的电子公文，进行登记、拟办、批办、承办、归档等处理，实现接收公文在单位内部流转的电子化过程。 二、工作步骤 步骤1 签收登记 公文管理人员登录某“文档一体化”管理软件，对收到的电子公文的内容、背景和结构信息进行登记。通常，需要登记的内容包括公文标题、密级、发文字号、发文机关、文件形成时间、份数、收文日期等。 步骤2 拟办 公文管理人员将拟办的公文，通过网络发送给拟办负责人(如办公室主任或秘书处处长)，拟办负责人直接通过计算机签署处置意见或在拟办模板中选择拟办意见。完成后，系统将公文自动转发批办领导(如单位负责人或部门负责人)，或返回公文管理部 门，由公文管理人员将待批办公文通过网络发送给批办负责人。拟办环节应录入或选择的数据项目有：拟办人、拟办时间、拟办意见等。 步骤3 批办 批办负责人收到拟批办公文后，直接在计算机上签署处置意见或在拟批办模板中选择批办意见。批办完成后，公文自动返回公文管理部门(在拟办环节交部门负责人的公文，直接进入承办环节)。批办环节应录入或选择的数据项目有：批办人、批办时间、批办意见等。 步骤4 传阅 公文管理人员将批办传阅的公文及传阅单，按照一定的程序或批示顺序通过网络分送到传阅者或传阅部门，阅后在计算机上填写公文传阅单，传阅完毕自动返回公文管理部门。传阅环节应录入或选择的数据项目有：阅办人、阅办时间、阅办部门等。 步骤5 承办 公文管理人员将待办理的公文及承办单通过网络发送给承办部门或承办人，如果承办部门或承办人不止一个，可以同时成批发送，并附上公文办理期限的说明。承办环节应录入或选择的数据项目有：承办人、承办时间、承办部门、承办情况说明等。 步骤6 注办 注办是指公文办理完毕后，由承办部门或承办人在公文承办单电子界面“处理结果”栏中填写办理结果，自动返回公文管理部门，由公文管理部门注办。完成后，文档一体化系统将通过自动或手动方式，将办理完毕的电子文件转入系统的电子文件中心， 以待完成价值鉴定后统一预归档或归档。 知识点二 电子发文（易考点） 一、概述 将准备发布的公文按规定的格式输入计算机，实现从公文的拟稿、审核、会签、审查签批、签发、编号、分发的全程计算机自动操作。在电子公文运转过程中，系统可自动收集捕获公文的内容、背景和结构信息。 二、工作步骤 步骤1 拟稿 拟稿人利用办公软件预先设计好标准格式的公文模板，采用键盘录入方式撰写生成公文。系统可自动捕获拟稿人、拟稿部门、拟稿日期、编辑软件类型及版本号等数据信息。拟稿环节应录入或选择的数据项目：题名、文种等。 步骤2 审核 生成的文稿经计算机网络送部门负责人审核，部门负责人在审核意见栏中签署审核意见后，可回传拟稿人处修改，也可对公文进行编辑，填写意见，然后录入该环节的补 充数据，根据实际情况决定下一步流程。审核环节应录入或选择的数据项目：审核人、审核时间、审核意见等。 步骤3 修改 根据审核意见，拟稿人对审核人提出的问题进行修改，修改后，将修改稿直接发给单位核稿人，并根据文件重要程度决定是否保留历次修改版本。 步骤4 会签 对于需要有关部门会签的公文，由单位核稿人按会签要求，将公文发送有关部门签署意见。内部会签在网上进行，外部会签可选用其他途径进行。网上会签单位责任人 通过填写意见功能输入意见，但不能对公文进行修改。会签过程可以是并行，也可以是 串行，但两种方式不应同时存在。会签环节应录入或选择的数据项目：会签部门、会签人、会签时间、会签意见等。 步骤5 签批 文件签发前，需经文字把关的单位核稿人进行审核。审核的主要内容包括：公文的体例、格式、文字等是否符合行文规则；文稿内容是否符合政策规定等。单位核稿人审核通过后，将公文发送签发人。签批环节应录入或选择的数据项目：审批人、审批时间、审批意见等。 步骤6 签发 电子公文签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签上姓名和日期，同时确定或 修改主送单位；签发完成后，文件返回公文管理部门。签发环节应录入或选择的数据项目：签发人、签发时间、签发意见等。 步骤7 成文 公文管理部门对签发完毕的公文进行处理，确定发文号、发文机关、发文日期、密级、保密期限等，同时核准主送、抄送单位。生成不可更改的版式文件，加盖单位公章，形成正式公文。 步骤8 分发 根据主送、抄送单位，通过局域网，向有关单位进行电子公文的分发。 步骤9 预归档 计算机系统将通过自动或手动的方式，将办理完毕的发文转入集中存放电子文件的区域，待统一预归档或归档。 项目二 电子文件归档前处理 知识点一 网上整理 一、概念 网上整理，是对OA系统