《文书拟写与档案管理》高等教育出版社（文秘类专业）模块三 纸质文件的档案整理 项目一整理归档文件 基础知识梳理

模块三 项目一 整理归档文件（易考点） 知识点一 概述 1.归档文件 归档文件是指各单位在其职能活动中形成且办理完毕、应当作为档案保存的文件材料，。 2.整理归档文件 整理归档文件是指依据《归档文件整理规则》(国家行业标准DA/T22—2015)， 以件为单位将归档文件进行组件(鉴定、组合、排序)、分类、排列、编号、装订、编目、装盒(电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)，使之有序化的过程。 知识点二 组件 一、概念 组件就是对归档文件的组织。组件作为整理归档文件的第一步，是去除没有保存价值的文件，再将具有保存价值的文件材料进行排列。 二、工作步骤 步骤1 价值鉴定。 组件环节的价值鉴定，是指按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对文件材料进行价值判断，区分归档文件与不归档文件，并将不需要归档的文件材料剔除。党政机关文件材料归档与不归档范围，规定如下： 1.归档范围 (1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 (2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 (3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。 (4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 2.不归档范围 (1)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 (2)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件， 一 般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 (3)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 (4)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 步骤2 将相同问题的文件进行组合。 鉴定完成后，对需要归档保存的文件材料进行同类合并，最终形成以“件”为保管单位的文件集合体。归档“件”的概念，与“文件”完全不同，因为一份文件可以作为一个归档“件”，若干份文件也可以组合为一个归档“件”。实际工作中，通常有三种组件方式： 一是一份文件作为一件进行组件；二是几份文件合并为一件进行组件；三是一份文件拆分为若干归档件进行组件。具体可参考以下情况进行合理组合： (1)正文、附件为一件。 (2)文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件。 (3)转发文与被转发文为一件。 (4)原件与复制件为一件。 (5)来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。 (6)正本与翻译本为一件；文件的中文本与外文本为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 (7)报表、名册、图册、介绍信存根等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)。未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。 (8)有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 (9)简报、周报等材料一期为一件；会议的纪要、记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的， 一本为一件；同一次会议成套的会议材料各为一件。 (10)干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料，如果一人一表或一文 的，以一个人的一套材料为一件；如果以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 步骤3 件内文件排列。 一个归档件由几份文件组成时，装订前应按下列顺序进行“件内文件”排序： (1)正文在前，附件在后。 (2)正本在前，定稿在后。 (3)转发文在前，被转发文在后。 (4)原件在前，复制件在后。 (5)不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本、外文文本在后。 (6)来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 (7)有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 知识点三 分类 1、 分类标准 1.分年度 区分文件材料的形成年度，把属于同一年度的文件集中，不同年度的文件分开。 2.分类目 根据本单位的文件来源、时间、内容和形式上的异同，将归档文件按照组织机构分类法或问题分类法，分成若干类目。实际操作中，要注意在保持文件之间有机联系的基础上，将上级单位、本单位、同级单位与不相隶属单位和下级单位的文件材料分开。 3.分年限 分年限，就是判断文件材料所具有的保存价值，确定文件的存留年限。国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将文书档案的保管期限分为“永久” 和“定期”两种，永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，