《文书拟写与档案管理》高等教育出版社（文秘类专业）模块三 纸质文件的档案整理 项目二纸质档案管理 基础知识梳理

模块三 项目二 纸质档案整理 知识点一 接受归档（易考点） 一、概念 归档是指文书处理部门或业务部门的文件管理人员，将办理完毕的文件整理、组件、装盒，定期向本单位档案室移交以便集中保存、统一管理的专业工作。从档案的形成来看，文件转化为档案是通过归档环节实现的，移交则是文件管理权属的转移环节，既是文书工作的终结，也是档案管理的开始。 整理完毕的文件移交与接收归档，必须严格履行交接手续。移交方为各部门兼职档案员，接收方为档案室管理人员。 2、 工作步骤 步骤1 清点。 档案员对各部门移交的归档件及有关材料逐件清点，并对照移交文件目录进行核对，双方共同确认无误。 步骤2 填写交接文据。 档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中，依据国家技术监督局发布的《档案交接文据格式》(GB/T13968—1992)产生的，它记录和反映档案交接过程中的有关内容和信息。 步骤3 完成实体交接。 档案交接文据填写后，及时进行档案及有关材料实体的交接。双方再次核对无误并在档案交接文据相关栏内签字，加盖双方印章。档案交接文据一式两份，分别由移交和接收部门保存备查。 知识点二 整理上架（易考点） 一、概念 整理上架是指各部门档案间内在联系，以方便保管和利用为目的，对接收入室的档案卷盒进行分类、排列和入库上架。 二、工作步骤 步骤1 卷盒分类。 (1)将经过整理的不同载体的档案分门别类。 (2)将当年所有归档的卷盒分门别类，按照不同保管期限区分为永久、定期(30年或10年期)。 (3)将具有相同保管期限的卷盒，按照机构或问题进行整合，相同机构(或相近问题)的卷盒集中在一起。 通过分类，使相同载体、具有相同保管期限、且机构(或问题)相同或相近的卷盒相对集中存放。 步骤2 卷盒排列。 将经过归类集中的档案卷盒，按照一定的顺序排列起来。按单位机构归类的，应遵循从综合部门到专门部门，从主要部门到次要部门、从行政管理部门到业务部门的次序排序；按问题进行归类的，则从重大问题到一般问题，从主要问题到次要问题的次序排列。 步骤3 分配卷盒号。 根据卷盒的排列顺序，按照不同保管期限对卷盒分别编写卷盒号。通常是采取一个年度从“1”开始，编一个流水号。如果一个单位一年中立卷数量不多时，也可采取几年合编一个流水号。 步骤4 编制《卷盒目录》。 按卷盒排列顺序，将卷盒标题、保管期限、起止时间、页数等逐项登记，制成《卷盒目录》，以便查找利用。《卷盒目录》由封面、目录页和卷盒目录备考表组成。如果档案室建立了电子文件目录，则可以减少手工编制的工作强度，根据需要直接输出《卷盒目录》。手工编制的具体方法是： (1)对不同门类、不同载体的卷盒分开编目。 (2)对不同保管期限的卷盒分别编目。 (3)一本卷盒目录内，卷盒数一般不超过1000个，如超过应按年度断号。 (4)同一门类或载体、同一保管期限的卷盒可混年度编入一本《卷盒目录》内。 (5)同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的卷盒应按卷盒排列的顺序编制。 《卷盒目录》末页应附备考表，注明卷盒数量、移交单位和移交人、接收单位和接收人、接收日期等。 步骤5 贴标签。 贴标签并填写标签及卷盒封面的其他项目。在卷盒的卷脊上粘贴标签。单位档案室一般只填写目录号。 步骤6 排列上架。 卷盒经消毒杀虫后，应及时按照一定的方法，确定每一类卷盒的前后顺序和安放位置排列上架，以确保卷盒与卷盒之间的联系。卷盒排列是否科学合理，直接影响到档案的整体美观效果、调卷速度和管理水平。对不同保管期限、不同年度、不同机构(问题)卷盒的排列，总体上可分为两种方式： (1)将库房划分为永久、30年、10年三个保管区域，再在不同的保管区域将保管期限相同的卷盒，按年度先后顺序和流水号顺序依次排列。 (2)直接按年度进行排列。每一个年度设置一个流水号，在同年度内再按保管期 限及流水号依次排列。 知识点三 安全保管 一、概念 档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。 档案库房“八防”是指防火、防水、防潮防温、防虫、防鼠、防光、防尘、防盗。 这些工作相对独立，不存在先后顺序问题。 二、工作步骤 步骤1 防火。 档案的制作材料大多是易燃物质，防火问题事关重大，档案保管工作应将其放在特别突出的位置。 (1)技防 配备效果良好、数量充足的消防器材，如灭火器、消防栓等，经济条件较好的单位可安装烟雾报警器和自动灭火装置。 (2)人防 建立严格的防火制度和消防器材的使用管理制度，库房内严禁吸烟和使用明火，制定火灾抢救预案，定期对库房进行电器、线路、灯具在内的消防检查，消灭一切火灾隐患。 步骤2 防水。 (1)建筑防水 顶层库房要达到防水要求。由于雨水浸湿外墙，会渗透到墙的内 面而造成库房潮湿。在库房建设时