《文书拟写与档案管理》高等教育出版社（文秘类专业）模块二 文书办理 基础知识梳理

模块二 项目2.1 发文办理（易考点） 知识点一 起草 一、起草的概念及原则 1.概念 起草公文是公文承办人员根据领导交办的精神和要求撰写公文文稿的过程。公文是一种传递法令政策、处理公务的特殊文字材料，撰写公文是一项政策性、思想性和业务性很强的工作，与一般文章、文学作品的写作方法、写作过程不同，具有自身的独特性。 2.原则 撰写公文的原则要求是：观点正确鲜明，符合政策法令；坚持实事求是，不唯上，不唯书，只唯实。撰写公文必须做到“严、准、精、快”四个字。“严”，就是保持政治上的严肃性和政策上的严密性；“准”，就是内容准确清楚，文字、体式规范；“精”，就是文字精练，言简意明，逻辑严密，条理清楚；“快”，就是讲时效，所有工作都是有时间性的，超过一定的时限，公文就失去了效用。 二、工作步骤 步骤1 领会意图，明确目的。 办公室文秘人员接受领导者的指示，按照特定的要求，根据实际需要，为解决实际问题，进行公文的写作。因此，在动笔之前，需要很好地理解领导意图。所谓领导意图，就是领导者制定政策、部署工作、处理问题的基本指导思想。撰写公文，首先要弄清楚领导意图的实质，弄清起草公文的性质、行文目的和任务、范围。文秘人员在接受 了拟写公文的任务后，要和领导共同讨论研究，将领导意图与国家的方针政策、法律法令，下级单位的实际工作情况结合起来，加以分析、研究，融会贯通，使公文准确完整地表达出领导的意图。 步骤2 调查研究，获取材料。 占有大量翔实可靠的材料是写好公文的基础。怎样获得材料呢？第一，调查采访，深入基层去了解情况。例如通过调查会、座谈会，听取意见，掌握第一手情况，分析研究出现的问题，这是获得材料的主要途径。第二，学习文件，学习理论，从书籍报刊和有关文件资料中获得写作材料。 步骤3 总体构思，拟写提纲。 拟写提纲是确立主题、整理思路的过程。 步骤 4 起草初稿，认真修改。 草稿完成后要认真修改，因为公文是传达党和国家方针、政策的工具，是用来管理国家机关政务和企事业单位事务的，文中的字字句句，都关系着党的事业，都关系着人民的切身利益。因此，认真修改，精益求精，是每一位撰写者义不容辞的责任。这是对人民群众负责，对党和国家负责的表现。 三、修改公文草稿 修改公文草稿，首先要从内容入手，检查观点是否正确，其基本精神是否符合国家的法律法规和党的路线方针政策以及上级机关的决议、命令、指示，政策界限是否明确；公文中提出的贯彻、落实政策的措施和办法是否切实可行。努力使文章中引用的每一个材料对于说明主题是充分的、必要的和具有典型意义的。其次进行语言文字的加工锤炼。语言文字的改动，直接影响到内容的表述。要通过推敲修改，使公文的语言符合 规范，具有公文应有的准确、鲜明、郑重、简明的特点，还要注意标点符号的斟酌。第三，审查文稿格式。国家对公文的种类、名称、用法、用纸规格、书写编排，都有统一规定；从写作体裁、内容结构，到页面安排都有规定的格式。要认真审查文稿是否符合规定的格式。 知识点二 审核、签发 一、概述 公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文， 由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。 二、工作步骤 步骤1 审核行文理由是否充分，行文依据是否准确。 步骤2 审核内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位的意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 步骤3 审核涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 步骤4 审核文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 步骤5 审核其他内容是否符合公文起草的有关要求。 知识点三 复核登记 一、概念 1.复核就是对已经发文单位负责人签批的公文，在印发前就公文的审批手续、内容、文种、格式等进行再次审核，对需作实质性修改的，要报原签批人复审。 2.登记是为了保存和管理文书，防止疏漏，便于检查和查找，方便文书的统计和催办，作为核对和交接文书的凭证。发文登记的形式，主要用簿式。登记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、密级、主送单位、份数、备注等。 二、工作步骤 步骤1 复核文稿审核程序是否完备规范，相关领导人是否审批，审批、签发手续是否完备无误，审批意见是否明确。 步骤2 复核文稿中的材料是否齐全，附件是否完整。 步骤3 复核文稿内容、公文格式是否符合要求，需要标明密级、紧急程度的是否已标注。 步骤4 制发公文单位对所发出的公文均要进行登记。 知识点四