4、项目四 会议服务（课件）- 《客房服务与管理》同步教学（吉林大学出版社）

客房服务&管理 任务一 常规会议服务 任务二 宴会服务 任务三 签字程序 项目四 会议服务 目 录 DIRECTORY 　　1.掌握会场的安排和布置的技能。 　　2.掌握会中用品的筹备技能。 　　3.掌握会中的服务技能。 学习重点 项目四 会议服务 准备好会议桌椅、多媒体、投影仪、音响、话筒、激光笔、讲台、横幅、主席台、席卡、引导牌、签到桌、小毛巾、茶具、热水瓶、矿泉水、笔、便签纸等。 一、常规会议服务前准备工作 任务一 常规会议服务 常规会议服务流程分为3个步骤，见图 二、常规会议服务流程 任务一 常规会议服务 1．会议确认 　　首先接到会议通知单后，接待人员要详细搞清会议的基本情况，搞清参会人数和名单；会议的性质、规格档次、内容、主题；开会的具体时间、地点和会期；餐饮需求、住宿需求和车辆需求；参会者有无特殊要求、特殊风俗和禁忌；有无保密需求；以及会议费用结算等。然后确定一套完整的接待方案，方案包括会议的时间安排、活动进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后，提前送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员，然后填写会议通知书。最后需要用箭头或文字来标注出开会地点和住宿宾馆的线路图。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 　　 2．会议室安排 　　（1）安排会议室，要考虑参加会议的总人数和会议的内容，会议室大小要适中。会场太大显得松散，会场太小显得拥挤。会场与参会人数之间的最佳比例关系是会场可容纳人数的70%，不得多于会场可容人数的10%，要使与会者的座位与座位之间有一定的空隙，使参加会议的人员可以自由出入。 　　 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 　　 2．会议室安排 　　（2）接待人员一定要对会议室的多媒体、投影仪、音响、话筒、激光笔和照明设备、空调、卫生、通风情况等进行检查，如果参会人员车辆较多，需安排专用停车场，并安排专人引导。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 3．会场的布置 　　（1）根据会议要求，在会场布置横幅、主席台、席卡、引导牌、签到桌等，播放大厅电子屏显示欢迎和庆祝标语，会议桌上如需摆放茶杯、烟缸、矿泉水、水果点心、纸、笔等，整体应摆放美观、干净统一，会议资料及礼品由会务承办部门自行安排。总之会场应给人庄重、整洁、协调、舒适的感觉，同时还应在会场内摆放适当的植物，控制适宜的气温和气味，并通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 （2）会议的台型布置要符合会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： ①圆桌型： 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 ②剧场式 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 ③教室型 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 ④U字型 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 ⑤回字型 　　将会议桌摆成回字型，大口包小口，中间不留缺口，椅子摆在口字外围，通常围上桌布，中间放置较矮的绿色花卉植物，一般情况下服务员在外围服务，特殊情况可以进入内圈服务。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 　　接待人员应提前40分钟进入接待岗位，准备开展工作。 　　（1）迎宾 　　迎宾位置设在大堂入口处，如有专人和专车前往，在他们抵达前15分钟，安排好接待领导、会议地点及陪同人员。 　　（2）签到 　　摆一张签字台，安排一名工作人员，签字台处需备有笔和签到本。向客人递笔时，应脱下笔套，笔尖对自己（以防伤到客人），将笔双手递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，签到的同时一并发放。接待人员应向会议组织者汇报到会人数。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 　　（3）引领 　　签到后，会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座，引领的位置应在客人左前方15米处。对重要领导应先引入休息室，由主要领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。 　　（4）接待 　　服务人员应在会议开始前15分钟将茶水倒好（以8分满为宜，酒满宜人，茶满伤身），待与会者坐下后，会议服务人员应递上毛巾，热情地解答与会者的各种问题，提供尽可能周到的服务。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 　　会议用品和设施设备的准备 　　（1）会议用品，见下表。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 　　会议用品和设施设备的准备 　　（1）会议用品，见下表。 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 三、会前服务工作 任务一 常规会议服务 四、会中服务工作 任务一 常规会议服务 　　1.会议迎宾服务 　　（1）会议开始前半个小时，迎宾员应在会议室门口迎接参加会议的客人，客人到达时应引领客人到签到处签到。 　　（2）签到时，