7.3掌握会议礼仪（课件）《社交礼仪》（航空工业出版社）

社交礼仪 任务三 掌握会议礼仪 任务引入 有关会议的悖论 据英国媒体报道，人力资源集团罗博特·沃尔特最近对13个国家的数千名上班族进行了一次国际调研，研究各公司为什么有那么多无聊会议。 　　研究结果显示，有八成的被访者认为，他们公司至少一半的会议是没有意义的，纯粹是在浪费工作时间。沃尔特认为，良好的日程安排和前期准备可以降低员工的失望感。 　　调查显示，一个人对会议的喜好或厌恶，在很大程度取决于这个人想取得事业成功的愿望是否强烈。那些想有所作为的人，他们集中精力向目标挺进，每天都有自己要完成的阶段目标。如果会议的频率高、时间长，这些人就对会议持有负面看法。换句话说，那些干实事的人不喜欢参加会议，而更愿意少说多做。 3 任务引入 那些不指望在工作中有所成就的人对会议则热情有加。多开会对他们来说是一种打发时间的方法，还可以和人碰碰头，编织关系网。不喜欢工作的人往往把开会看作是和同事一同休息的机会。 　　根据研究，另一个产生无聊会议的原因是公司政治。在大多数情况下，即使上级对下级的工作很关注，也很难找到一个客观、合理而明确的标准来衡量员工的工作成绩。这时候，员工平时留给领导的印象就显得异常重要。下班以后在办公室加班以示勤奋，或者在会上积极发表自己的见解，也不失为“实干”之外的另一条成功之路。 资料来源：《世界经理人》 4 你认为有关会议的这些说法对吗？为什么？ 任务引入 5 会议 会议礼仪 3.1会议组织礼仪 会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于某种目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。 7 礼仪知识窗 会议小调侃 第一天：签到——见面有礼 第二天：表彰会——人人拿奖 第三天：庆功会——满汉全席 第四天：现场会议——各取所需 第五天：总结会——打包发货 第六天：返程——周游列国 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 1．确定会议议题和名称 （1）举办方应提出恰当的会议议题。 （2）根据议题确定会议的名称。 8 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 2．成立会务组 （1）会议议题和名称一旦确定，就应成立专门的会务组，由其负责落实会议的具体工作事项。 （2）大型会议中，通常还应分别成立秘书组、保卫组、接待组、文娱组等，以便全面筹备会议事务，保证会议井然有序地进行。 9 根据规模大小或出席人数的多少，会议一般可分为小型会议、中型会议和大型会议。小型会议的出席人数少则几人，多则几十人，一般不超过100人；中型会议的出席人数一般为100～1 000人之间；大型会议的出席人数一般在1 000人以上。 礼仪小贴士 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 3．确定与会人员名单 （1）根据会议的内容、性质和任务，科学地确定出与会人员名单。 （2）确定名单时，应当剔除一切与会议无关的人员。 11 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 4．确定会议地点 会议所在地区应交通便利、气候宜人，会议具体场所应环境幽雅、宽敞明亮。 12 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 5．安排会议议程和日程 会议议程是指对会议活动的总体顺序安排。 会议日程是指根据会议议程对各项会议活动所做出的日期安排，凡是会期满1天的会议都应制订会议日程。 13 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 5．安排会议议程和日程 安排会议议程和日程时，应保证关键人物出席，并尽可能保证其他与会者有时间参与会议。 同时，应尽量将重要的议题和关键人物的活动安排在前面。 14 3.1会议组织礼仪 （一）会前准备 6．拟发会议通知 会议通知可以采取书面、口头、电话、邮件等方式， 但大中型会议或比较正式的会议一般应采用书面形式。 15 案例分析 请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 3.1 第 3 部分 16 想一想 思考：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 17 主办单位、联系人姓名及其电话等 与会要求 会议地点 会议名称 会议主题和内容 会期及报到时间 会议的