4.3报表数据处理(讲义）-《会计电算化》同步教学（西南财经大学出版社）

报表数据处理与表页管理 【任务描述】 进入数据处理状态，在资产负债表中录入关键字；进入数据处理状态，在利润表中录入关键字； 计算生成该公司资产负债表；计算生成该公司利润表； 增加一张表页为下月编制报表作准备。 【操作步骤】 一、数据处理 当用户设计完一个新报表的格式后，便可以进行报表数据处理和表页处理了。数据处理的步骤大体如下： （一）打开报表 点击“打开”按钮，选择路径并打开相应文件。 （二）增加表页 向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。 操作步骤： 1.点击“格式/数据”按钮，进入数据状态。 2.点击“编辑”菜单中的”追加”，在下拉菜单中点击”表页”，将弹出“追加”对话框。 3.在“追加表页数量”编辑框中输入追加表页数，确认后追加相应表页。 (三)录入关键字 在格式状态下设置关键字，在数据状态下录入关键字的值，每张表页上的关键字的值最好不要完全相同。 操作步骤： 1.点击“格式/数据”按钮，进入数据状态。 2.点中要录入关键字的值的表页的页标，使它成为当前表页。 3.点击“数据”菜单中的“关键字”，在下拉菜单中点击的“录入”，将弹出“录入关键字”对话框。 4.在“年”“季”“月”“日”编辑框中显示系统时间。在已定义的关键字编辑框中录入关键字的值。未定义的关键字编辑框为灰色，不能输入内容。确认后，关键字的值显示在相应的关键字所在单元中。 5.如果要修改关键字的值，重复1、2、3、4步骤即可。 （四）整表重算 如果在格式状态下定义了单元公式，进入数据状态之后，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果；当单元公式中引用单元的数据发生变化时，公式也随之自动运算并显示结果。要重新计算所有表页的单元公式，请在数据状态下点击“数据”菜单中的“整表重算”。在计算过程中，按<Esc>键可以终止计算。 如果本表页设置了“表页不计算”标志，则进行整表重算时，本表页中的公式不重新计算。 （五）表页重算 点击“数据”→“表页重算”菜单，重计算当前表页中的单元公式，其他表页不重计算。如果当前表页设置了“不计算”标志，则不再重算。 （六）审核报表 在数据处理状态中，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。 进入数据处理状态。用鼠标选取菜单“数据”→“审核”命令。 系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕上出现提示信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。 按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。 每当对报表数据进行过修改后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。 二、表页管理 （一）表页排序 报表系统提供表页排序功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。 “第一关键值”指根据什么内容对表页进行排序。“第二关键值”指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列。“第三关键值”指当有多张表页用第一关键值和第二关键值还不能排列时，按照第三关键值排列。 操作步骤： 1.点击“格式/数据”按钮，进入数据状态。 2.点击“数据”菜单中的“排序”，在下拉菜单中点击“表页”，将弹出“排序”对话框。 3.在“第一关键值”编辑框中选择一个关键字或输入一个单元名称；选择“递增”或“递减”顺序。 4.依次定义第二和第三关键值。 ( 请注意： （1）以关键字为关键值排序时，空值表页在 “ 递增 ” 时排在最前面，在 “ 递减 ” 时排在最后面。例如：以关键字 “ 单位名称 ” 递增排序， “ 单位名称 ” 为空的表页排在第1页。 （2）以单元为关键值排序时，空值作为零处理。 ) （二）表页查找 操作步骤： 1.点击“格式/数据”按钮，进入数据状态。 2.点击“编辑”菜单中的“查找”，将弹出“查找”对话框。 3.在“查找内容”中点击“表页”。 4.在“查找条件”框中定义查找条件。 5.点击“查找”按钮后，第一个符合条件的表页将成为当前表页。 6.点击“下一个”按钮后，下一个符合条件的表页将成为当前表页。 7.如果没有符合条件的表页，或查找到最后一个符合条件的表页时，状态栏中将显示“满足条件的记录未找到！”。 例如：要查找2011年11月的表页，则选择“表页”，定义查找条件：“年=2011 AND月=11”。要查找A10单元的值大于100的表页，则选择“表页”，定义查找条件“A10>100”。 （三）表页透视 在报表系统中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。 操作步骤： 1.点击“格式/数据”按钮，进入数据状态。 2.点击要透视的第一