任务二普通采购业务处理（讲义）-《会计信息化》同步教学（高教版）

普通采购业务处理 【任务描述】 2日，与山东承天有限公司签订采购合同，当日发货并开票，转账支票支付运费。两种发票分开制单，运费按数量分摊。 【操作步骤】 采购业务处理涉及到的功能模块主要有采购系统、库存系统、核算系统和总账系统。采购业务类型主要有采购入库业务、采购开票业务、采购付款业务、采购退货业务、月末暂估入库业务。 采购业务的处理流程可用图5-21“采购与应付业务处理流程”表示。 图5-21 采购与应付业务处理流程 （一）录入审核采购订单 当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购订单输入计算机，并打印出来报采购主管审批。 （1）进入采购系统，选择“采购→采购发票”，点击[增加] （2）录入订单完成后【保存】，点【审核】按钮审核采购订单。 图5-22 采购订单 （二）录入并复核采购发票 采购发票可以通过采购订单窗口【流转】生成，也可在采购发票窗口通过【参照】采购订单生成。 （1）录入采购发票 进入采购系统，选择“采购→采购发票”，点击[增加]→【专用发票】/【普通发票】/【运费发票】，点击[选单]→【采购订单】，过滤后选择并拷贝订单到采购发票,录入其他信息后[保存]。 图5-23 参照采购订单生成采购发票 如果是含运费的采购业务，则还需要录入运费发票（运费专用发票或运费普通发票）。 图5-24 采购运费发票 （2）办理现付（支付结算）。 点击[现付]，输入结算方式、结算号等，点击[确定]，采购发票上会出现【已现付】红色标记。 图5-25 办理现付 （3）复核采购发票。 点击【复核】按钮，复核采购发票。 （三）生成采购凭证 （1）进入核算系统，选择“凭证→供应商往来制单”，选择发票制单或现结制单。 （2）选择凭证类别，选择相应单据，点击[制单] ，保存后凭证传递到总账系统。 图5-26 生成采购凭证 （四）录入采购入库单 （1）进入采购管理系统，选择“采购入库单”。 （2）点击【增加】—采购入库单，录入相关内容，也可通过【选单】按钮参照采购订单或采购发票生成采购入库单。 （3）录入完成后，点击[保存]。 图5-27 录入采购入库单 （五）采购结算 采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 其实质就是确定采购入库单与采购发票的对应关系。一笔采购业务，如办理完采购结算后，存货系统中记账即为采购入库，否则，即为暂估入库。 采购结算采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式。 （1）进入采购管理系统，选择“采购结算→手工结算”，进入手工结算界面。 （2）选择需结算的发票和入库单后〖确定〗。 （3）按〖结算〗按钮进行采购报销。如果是含运费采购，则选择需结算的采购发票、运费发票和入库单后，选择分摊方式：按数量，点击[分摊]，然后点击[结算]。 （4）选择[采购结算]—[结算单明细列表]，可查看结算单，并可通过[删除]结算单，取消结算。 图5-29 采购结算 （六）审核采购入库单 （1）进入库存管理系统，选择“采购入库单审核” （2）点击【审核】按钮审核当前入库单。也可通过【批审】按钮成批审核。 图5-28 审核采购入库单 （七）正常单据记账 进入核算系统，选择[核算]—[正常单据记账]，选择仓库及单据类型，选择单据后，点击[记账]。 图5-30 正常单据记账 （八）生成入库凭证 （1）选择[凭证]—[购销单据制单]，选择凭证类别。 （2）点击[选择]，选择单据类型：采购入库单（报销记账），选择相应单据后[确认]，点击[生成]按钮生成采购入库凭证。 图5-31 生成采购入库凭证 对于单货同到采购业务，可在核算系统中合并生成采购和入库凭证，需在核算系统中制单时选择选项。 学科网（北京）股份有限公司 $$