专题四 归档文件整理（课件）山东省职教高考公共服务与管理专业《文书拟写与档案管理》专题复习讲练测

专题复习讲练测 文书拟写与档案管理 专题四 归档文件整理 目录 一、归档文件整理的相关概念 二、文件整理归档的步骤和要求 三、归档文件整理的基本原则 四、归档文件的归档范围和保管期限 本专题主要考察归档文件整理的内容，重点考查整理归档的步骤和要求、归档文件整理的基本原则等内容，近几年以选择题、简答题、综合运用形式考查为主，备考时应全题型备考。 考情分析 2023年12月山东省招生考试院《公共服务与管理类专业知识考试标准》（2024版）对本部分要求为： （1）了解归档文件整理、归档文件、件、档号、全宗等相关概念。 （2）了解归档文件的归档范围和保管期限。 （3）理解归档文件整理的基本原则。 （4）掌握文件整理归档的步骤和要求。 考点解读 思维导图 知识梳理 一、归档文件整理的相关概念 是归档文件整理的基本单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。 件 《归档文件整理规则》将档案的最基本保管单位确定为“件”，实行文件级整理。 知识梳理 一、归档文件整理的相关概念 指档案馆所保存的一个独立机关或组织在社会活动中形成的全部档案。全宗号是档案馆给本单位档案全宗确定的代号。 全宗 归档文件 归档文件是指各单位在其职能活动中形成且办理完毕、应当作为档 案保存的文件材料，包括纸质文件和电子文件材料。 知识梳理 一、归档文件整理的相关概念 将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理 档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 1.价值鉴定 组件环节的价值鉴定，是指按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规 定》，对文件材料进行价值判断，区分归档文件与不归档文件，并将不需要归档的文件材料剔除。 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 2.将相同问题的文件进行组合 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 具体可参考以下情况进行合理组合： ①正文、附件为一件。 ②文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件。 ③转发文与被转发文为一件。 ④原件与复制件为一件。 ⑤来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 ⑥正本与翻译本为一件；文件的中文本与外文本为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 ⑦报表、名册、图册、介绍信存根等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)。未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。 ⑧有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 ⑨简报、周报等材料一期为一件；会议的纪要、记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的， 一本为一件；同一次会议成套的会议材料各为一件。 ⑩干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料，如果一人一表或一文 的，以一个人的一套材料为一件；如果以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 3.件内文件排列 一个归档件由几份文件组成时，装订前应按下列顺序进行“件内文件”排序： ①正文在前，附件在后。 ②正本在前，定稿在后。 ③转发文在前，被转发文在后。 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 ④原件在前，复制件在后。 ⑤不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本、外文文本在后。 ⑥来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 ⑦有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 组件 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 分类，就是对归档文件进行区分，将归档件按时间、来源、内容或形式分为若干类目，并按照层级关系组合为一个有机整体的过程。 分类 知识梳理 二、文件整理归档的步骤和要求 1.分年度 指区分不同归档件所属年度并按文件形成年度分类，跨年度一般应以文件签发日期为准。 分