专题二 收文处理程序（课件）山东省职教高考公共服务与管理专业《文书拟写与档案管理》专题复习讲练测

专题复习讲练测 文书拟写与档案管理 专题二 收文处理程序 目录 一、概述 二、签收、登记 三、初审、承办 四、传阅、催办、答复 本专题主要考察收文处理程序的内容，重点考查文书签收的启封权限和步骤、收文登记的主要项目、文书初审的要点等内容，近几年以选择题、简答题、综合运用形式考查为主，备考时应全题型备考。 考情分析 2023年12月山东省招生考试院《公共服务与管理类专业知识考试标准》（2024版）对本部分要求为： （1）了解收文处理的基本程序。 （2）理解文书签收的启封权限和步骤。 （3）掌握收文登记的主要项目。 （4）掌握文书初审的要点。 考点解读 思维导图 知识梳理 一、概述 收文是指本单位收进外单位发来的文件材料，收文办理是文书部门收到文件材料后，在单位内部及时运转直到阅办完毕的全过程。这一围绕所收文件材料进行的办理和管理活动主要包括文书的签收、登记、初审、承 办、传阅、催办、答复等工作程序。 知识梳理 二、签收、登记 概念 1.签收 签收是收件人在对方的传递文书单或送文簿上签 字，以表示文书收 到。目的是明确交接双方的责任， 保证文书运行的安全。签收时，一定要认真清点， 仔细核对，既查看数量，又查看收件人，确认无误 之后，才能履行签收手续。 知识梳理 二、签收、登记 概念 2.登记 收文登记就是对收进的文书进行注册， 在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，目的是保证文件的收受和处理，同时便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序， 要按登记簿所列内容逐项登记，不能漏登、错登；字迹要清楚、工整、规范，不可随意涂抹。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 （一）签收 ①清点。检查、核对所收公文的件数是否与公文投递单或送文簿上登记的件数相符。 ②检查。检查收件是否属于本单位收件；检查书写的收、发件单位或个人是否明确；检查封口是否破损；检查信封号与递送人在签收簿上所登号码是否一致。确认没有问题后，方可收下。 ③签字。经清点、检查无误后，在公文投递单或送文簿上签署收件人姓名和收到日期。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 （二）启封 ①确定拆封范围。秘书应在授权范围内拆封 文件。在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆 封。标明 “×××亲启”或“保密”字样的收件，要经 授权方可拆封，否则应当交给收件人或有关人员 处理。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 ②启封。手拿信封，竖起轻弹几下，使邮件内的物件落到下部，用剪刀从一角开启或使用信 封开启器，防止信封内的文书或重要物件留在信封的边缘而在拆封时招致损坏，然后用手将文书小心取出，防止将文书粘连处拉损。 ③检查核对。将取出的文书逐件核对，有附件的按附件序号逐一清点，并用回形针将正件与附件别在一起。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 (三)登记 ①确定登记范围。凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。 ②选择登记方法。选择登记方法，要考虑登记形式的特点。簿式登记容易保存，适合按时间顺序进 行流水登记，应用广泛；卡片式登记便于多人同时登记，利于分类查找，但容易散乱丢失，分类不当不便于查找，主要为中型单位采用。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 ③填写收文登记表。收文登记的项目主要有：顺序号、收文日期、来文单位、文件标题、附件、密级、份数、签收人、归卷日期、备注等。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 1.登记的内容 必须登记的文件、材料包括: （1） 上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件等 （2） 下级机关请示性、报告性文件等 （3） 重要的、带有密级的刊物、资料 （4） 机关内部使用的文件、会议文件和影像文件等 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 不必登记的文件、材料包括: 各种公开的和内部不保密的出版物 一般性的简报 行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等 01 02 03 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 2.收文登记的两种主要方法： ①流水式登记法：将收到的文件按照时间顺序不分种类依次登记。好处是手续简便、环节少，缺点是不便查找。 ②分类式登记法：按文件的来源分门别类，可分上级来文登记、下级来文登记、平行机关来文登记等。优点是查找使用方便,是一种科学的公文管理方法。 知识梳理 二、签收、登记 工作步骤 3.收文登记的作用: