5.3会议沟通的组织与实施（课件）-《商务沟通与礼仪》同步教学（北京出版社）

项目五　群体沟通与会议沟通 本项目知识结构图 2 任务三 会议沟通的组织与实施 学习目标 知识目标 熟知会议沟通前期的筹备工作。 了解会议沟通过程中的细化工作。 掌握会议沟通的善后工作要点。 能力目标 能分析案例中涉及的内容处于会议组织和实施中的哪一环节工作。 能初步设计一个较完善的会议沟通议程。 能独立处理会议沟通的善后工作。 素质目标 培养学生自主学习的能力。 培养学生团队合作的精神。 养成问题思维：发现问题——分析问题——解决问题。 提升学生的商务沟通技巧与服务意识。 01 能分析案例中涉及的内容处于会议组织和实施中的哪一环节工作。 02 1)能初步设计一个较完善的会议沟通议程。 2)能独立处理会议沟通的善后工作。 重点、难点 CONTENTS 5 案 例 导 入 会议最佳时间安排 利谷歌公司全球副总裁兼中国区总裁李开复在一封信中讲述到： 据心理学家相关测定，成年人集中精力的平均时间为 45～60 分钟，如果超过了 45分钟，人就容易精神分散，假若超过了 90 分钟，则普遍会感到疲倦，因此，每次会议的持续时间最好≤ 60 分钟。不得已情况下，会议需要更长时间，则应当在会议中间适当休息。 会议安排的时间段通常要考虑人们的生理规律。一般为上午 9：00 —11：00，下午 2：30—4：30，这两个时间段人们办事的效率较高 课堂讨论： 通过案例内容，请结合自身在校上课及日常行事的经历，说一说你是否同意以上关于成年人精力集中时长和办事效率的说法。 一、会议沟通的筹备 （一）会议主题和目标、时间、地点的确定 1.会议的主题和目标 会议主题是贯穿于会议中的主线。确定开会的原因一般有两种，一种是为应对工作上已出现的问题，探讨解决方案；另一种属于前瞻性会议，即预测未来工作可能会发生的问题，做好防范工作。会议主题确定之后，还要设定一个比较具体、可实践、经努力就能达到的目标。这个目标应当满足已经书面确认过、具有挑战性和实践性、具体可衡量三大要求。 2.会议的时间 确定一次会议的时间，宏观方面，需要从会议组织者、与会人员、会议室使用情况等因素上考虑，这样确定下来的会议现场出席率才能更高，以更好地实现会议组织的效果。除此，会议时间经正式确定后，最好提前一周左右时间通知与会人员，附上会议的流程安排，给予与会人员提前做好参会准备。微观方面，需要考虑会议持续的大致时间。 一、会议沟通的筹备 （一）会议主题和目标、时间、地点的确定 3.会议的地点 会议地点的选择是会议成败的重要影响因素。会议地点初步确定后，还需要对地点进行评估（最好列出清单，逐项评估），评估项目有（包括但不限于）：会议地点交通的便利程度、停车场情况、安全情况、通讯便利性、室内环境舒适度、室内设备情况、周边就餐选择、工作人员素质、休闲设施、住宿设施等。以上评估工作完成后，还要对会议室内的布局、座位安排提前策划。 一、会议沟通的筹备 （二）会议议程的详细安排 1.会议议程 正式的商务会议应当包含以下的相关议程： （1）会议的宗旨、日期、时间和地点； （2）与会者具体名单呈现； （3）例行公事的讨论环节； （4）有重点突出、难解决、有争议的问题； （5）其他事务； （6）下次会议的时间； 会议总结及休会时间。 一、会议沟通的筹备 （二）会议议程的详细安排 2.会议议程的编排 会议议程决定会议的形态。在编排时可以遵循以下两大原则： （1）依据议案的重要程度从高到低进行次序的编排。越重要越紧急的议案应排在议程的开端，反之放于议程后端。这样的方式能保障当会议因时间或突发时间导致中断时，至少把紧要的议案完成了，剩下的不是特别重要或紧急的可以另外安排时间进行补充或并入下次会议中。 （2）议案时间的评估、明确、标示。这样的做法，适合用于总时间较长、议案较多的会议上，满足会议组织者允许某些与会者只参与到相关特定的议案环节，允许迟到和早退。不过，这样做，会场的秩序可能难免会受到影响，因此要进行有限度的容许。 一、会议沟通的筹备 （三）会议相关成员的确定 1.会议人数 会议参与人员的挑选要围绕“少而精”的原则，最基本的要求是与会者要对会议内容具有一定的了解，且对会议中的问题解决和决策制定能提供建设性的帮助。与会人员数量的邀请要根据会议的性质来确定，以下为相关参考： 一、会议沟通的筹备 （三）会议相关成员的确定 2.与会成员角色 (1)会议组织者 (2)会议主持人 (3)与会人员 (4)会议记录人员 (5)会议服务人员 二、会议沟通的过程 （一）会议接待 （二）会议进行 （三）会议总结 会议接近尾声，主持人或会议组织者需要对本次会议的全过程进行点评和总结，应当同时满足