5.2会议沟通的技巧（课件）-《商务沟通与礼仪》同步教学（北京出版社）

项目五　群体沟通与会议沟通 本项目知识结构图 2 任务二 会议沟通的技巧 学习目标 知识目标 了解会议沟通的概念和适用情境。 掌握会议沟通的核心要素。 掌握会议沟通的具体技巧。 能力目标 能分析和定位出会议沟通案例中所涉及的要素。 能熟练运用会议沟通的具体技巧。 素质目标 培养学生自主学习的能力。 培养学生团队合作的精神。 提升学生在商务沟通中的文化自信和民族自豪感。 01 能分析和定位出会议沟通案例中所涉及的要素。 02 能熟练运用会议沟通的具体技巧。 重点、难点 CONTENTS 5 案 例 导 入 会议沟通的智慧 利谷歌公司全球副总裁兼中国区总裁李开复在一封信中讲述到： 我记得当我在苹果公司开始我的第一份工作时，公司里有一位名叫西恩的经理。每个人都知道他是一个非常有才华的人。特别是在会上，他得体的言辞完美地展示了他卓越的才华、情商和口才，这足以让在场的所有人钦佩。 有一天，我鼓起勇气向西恩请教有效沟通的秘诀。他说：“我的秘密其实很简单。我并不总是急于抢答发言；当我不明白或不确定时，我会紧闭嘴巴；但当我有好的意见时，我永远不会错过这个机会。如果我不让我发言，我就不会让会议结束。” 案 例 导 入 我问他：“如果其他人都争先恐后地发言，你怎么发言呢？”他说，“我会先用肢体语言告诉别人该轮到我说话啦！例如，我会举手发出一个特殊的声音（比如清嗓子），或者用目光告诉主人请允许我说话；如果其他人霸占了所有发言的机会，我会等到发言人在调整呼吸时，迅速街上话头。”肖恩说 我又问他：“如果你知道的不多，但别人向你请教呢？”西恩说：“我会先看看是否有比我了解更多的人来帮我回答。如果有，我会巧妙地‘让’给他回答；如果没有，我会说，‘我不知道，但我会查清楚的。’会后，我定会把问题查清楚。” 资料来源：张秋筠,《商务沟通技巧》,2018 课堂讨论：通过以上案例内容，你是否赞同西恩的做法，为什么？ 一、会议沟通的概述 （一）会议沟通的概念 会议沟通是一种有效的沟通手段，它耗时较长，常用于较重大且复杂问题的解决。相关调查表明，大部分商务人士有三分之一的时间是在开会中度过，三分之一的时间则用于商务旅途的奔波。万科总裁也曾经这样描述自己的工作“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上”。可见，会议沟通在商务界充当了无可替代的重要角色，协助着组织各部门的良好运作。 （二）会议沟通的适用情境 1.需要统一的思想或者行动时。例如，企业新项目的计划与筹备、建设的讨论。 2.需要被当事人所知、认可和接受时。例如，企业绩效制度、考核制度、考勤制度正式实施前的讨论。 3.重要信息的传达时。例如，企业项目实施后的总结。 4.当某些负面信息对团队或组织造成较大影响，需要进行辟谣时。 5.当讨论较复杂的问题解决方案时。例如，企业某产品出现质量问题，需要针对产品技术及生产链收集问题的解决方案，对汇总的方案进行讨论。 二、会议沟通的核心要素 （一）会议沟通的主题 会议沟通的主题要与会议参会人员有关联，即会议内容是建立在与会者的知识经验基础上进行的，否则会出现与会者听不懂或认为议题在自身责权范围以外，难以从其中获取参与感的情况，大大降低会议的效率。 （二）会议沟通的出席成员 会议沟通的出席成员应当具备与会能力，即有会议决策力和会后影响力。在职位上具备一定的权力，且有义务执行会议的最终决定。 （三）会议主持人 会议沟通的主持人是会议进程的动力与导向，是会议的灵魂人物。一场顺利的会议必然离不开优秀主持人的引导发言、会场秩序控制、会议时间管理和会议总结。因此，会议沟通要想成功进行，挑选一名合适的主持人能为会议的完成起到事半功倍的效果。 二、会议沟通的核心要素 （四）会议沟通前的充分准备 会议沟通前的准备工作环节，一般通过制定会议准备检查表来呈现。检查表内容应当包含会议沟通准备的检查（准备工作是否已经到位）、议题导入阶段的检查（议题是否能恰当导入）、会议沟通过程的检查（发言人是否跑题、超时、冲突出现等）、会议沟通结论的检查（如何恰当引导大家进入会议的共同总结）。 （五）会议沟通成员的态度 无论是什么会议，参会人员都应当树立正确的与会态度，做到准时参会；会前成分准备；会中纪要；尊重他人的发言权。 三、会议沟通的具体技巧 （一）会议室的布置技巧 会议室的开会的基本场所，会议室的安排通常需要根据会议的性质、规模和需求来确定，以满足不同会议的目的。良好的会议室布置，是会议成功的开始。 1.根据会议性质的不同，会议室的布置形式也不同。 （1）日常工作会议 日常工作会议的布置形式多以圆形、椭圆形、正方形、长方形、T型、一字形、马蹄形等形式呈现，体现会议的民主、团结的氛围。 （2）座谈会或讨论会 一般以半圆形、回字形、六角形、八角形为主，体现会议的和谐、