第三章信息与秘书工作第四节 信息的处理《秘书基础》教学同步（高等教育出版社）

第三章 信息与秘书 第四节 信息的处理 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书基础》 1 01 学习目标 掌握信息的整理加工，了解信息的储存和传递。 2 信息的处理 课程导入 在当今这个信息爆炸的时代，我们每天都被大量的信息所包围。如何从这些纷繁复杂的信息中提取有价值的内容，并加以利用，成为了一个关键的技能。信息的处理不仅涉及到对信息的初步筛选和分类，更包括深入的分析、整合和创新。这一过程要求我们具备批判性思维，能够识别信息的真伪和相关性，并将其转化为可操作的知识。 本课程将引导大家走进信息处理的世界，深入了解信息整理加工、信息储存和信息传递这三个核心环节。我们将学习如何运用现代信息技术和管理工具，高效地对信息进行筛选、分类和整合。同时，我们还将探讨如何建立和维护一个有效的信息系统，确保信息的安全存储和快速传递。 3 信息的处理 信息的整理加工 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 信息的整理加工，是整个信息工作的核心。它是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和传递，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作的过程。信息成为信息资料，有四道程序，即筛选、校核、加工、编制。 4 信息的处理 信息的整理加工 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 1．筛选 即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。概括地说，力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。完全做到这一点不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到，这就是筛选的基本任务，例如，某市府办公室收到一份反映某县重视教育的信息，文中分五条陈述搞好中等教育结构改革等问题，内容一般化。 5 信息的处理 信息的整理加工 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 1．筛选 但该文最后谈到县乡村三级自筹资金修建灾区危险校舍的情况，是为教育办实事的具体事例，于是他们只选用了这一部分，其余的都删除了。 6 信息的处理 信息的整理加工 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 2．校核 即对经过初步甄别的信息做深一步的校验核实。任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实反映了客观事物发展变化的状况，即是否具有真实性。由于信息的来源、信息传播的渠道中难免有不客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。 7 信息的处理 信息的整理加工 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟,