第三章信息与秘书工作第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求《秘书基础》教学同步（高等教育出版社）

第二章 信息与秘书工作 第二节 秘书信息工作的特点、 原则和要求 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书基础》 1 01 学习目标 理解秘书信息工作的特点、原则和要求。 2 秘书信息工作的特点、原则和要求 课程导入 各位同学，欢迎大家加入本次课程的学习。在现代企业管理体系中，秘书工作扮演着至关重要的角色，尤其是信息工作的有效性直接关系到组织决策的质量和效率。在今天的课程中，我们将深入探讨秘书信息工作的独特性质、遵循的基本原则以及必须满足的要求。 我们会分析秘书信息工作的特点，包括信息的多样性、时效性、准确性等方面。然后，我们将讨论在执行信息工作时应遵循的原则，比如客观性、保密性、服务性等。最后，我们会着重讲解在实际工作中如何确保信息工作满足高标准的要求，例如信息处理流程的优化、信息技术的应用等。 3 秘书信息工作的特点、原则和要求 秘书信息工作的特点 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 秘书信息工作，既有别于一般的资料工作，也有别于纯商业性的信息情报工作，其特点如下： 4 秘书信息工作的特点、原则和要求 秘书信息工作的特点 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 1．针对性 信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性。同一条信息，对于不同的使用者，使用价值也不同。如《红楼梦》彼得格勒藏本的发现，对“红学”研究者来说，价值很高，而对一个养鸡专业户来说，就没有什么价值。秘书活动中的信息工作，就必须注意信息的针对性，才能保证秘书信息工作的质量与效益。 5 秘书信息工作的特点、原则和要求 秘书信息工作的特点 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 秘书信息工作的针对性，主要有以下几方面内容： 6 秘书信息工作的特点、原则和要求 秘书信息工作的特点 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 （1）结合业务 即注意信息工作的专业性。例如，政法系统的秘书部门，应着重收集提供有关政法工作方面的信息；文教卫生系统的秘书部门，则应着重收集提供有关文化、教育、卫生工作方面的信息。只有这样，才能有效地为本机关、本单位的工作服务。 7 秘书信息工作的特点、原则和要求 秘书信息工作的特点 类 型 突发情况 预防和应对措施 应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式 车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆 指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性 （2）围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行。例如，某厂根据文件精神，结合本厂实际情况，决定把党风党纪教育重点放在新干部身上。秘书部门就要为领导的动员部署提供有关信息，随后，又要将各车间、科室贯彻的情况及时反馈到领导，使领导心中有数，抓好全厂新干部的党风党纪教育。 8 秘书