第二章 秘书工作的内容与性质（课件）-《秘书学》同步教学（中国财政经济出版社）

第二章 秘书工作的内容与性质 第二章 秘书工作的内容与性质 秘书工作的内容 第一节 秘书工作的性质和要求 第二节 秘书工作的规律、原则和作用 第三节 第一节 秘书工作的内容 现代秘书工作的具体任务可分为以下几项。 (一) 调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作 深入思考： 如何才能做好秘书工作？ 第二节 秘书工作的性质和要求 一、秘书工作的性质 二、秘书工作的要求 一、秘书工作的性质 （一）辅助性 （二）从属性 （三）政策性 （四）机要性 （五）事务性 （六）综合性 （七）服务性 （八）协调性 友情提示： 随着社会的发展，健康、安全的办公环境的基本要求如下。 办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修；光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射；温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，室温最好不低于16℃；布局要注意通风，保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区；办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适 性；办公室噪声要低，可利用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪声；办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面、椅子、各种存储设备及必要的锁等；办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具公用设备和物品；办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示；办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；办公室提供饮水并符合健康、安全要求；办公区或办公室要设置急救包，并定期更换；建立相应的规章制度，包括人员进出规定、保密规定等；室内有符合组织目标的装饰、标志和适当的绿色植物。 案例分析： 某公司秋季新推出一批促销特价电风扇，这个活动是企划部策划的方案，由营销部实施。但由于企划部的失误未注明活动截止时期，因此经销商一直到第二年春天还执行此价格。很显然错误根源在企划部，但营销部作为执行部门应当及时发现此问题并及时纠正。两方都有责任，好在旺季未到，公司损失不大。事后追查这件事情时，营销部的人认为，此事是企划部负责安排的，是他们策划不周，所以企划部应该为这事负责。 但当老板要求秘书小周去询问企划部时，企划部负责此事的人给小周来电话，说：“这事责 任不在我们。我们只负责方案设计，时间通常都是3个月，以前均是如此，很显然营销部执行时未能按此办理，再说方案通气会上他们未曾质疑。”小周问：“这事也不能老拖着，你看这事应该如何解决？”那边电话说：“既然都不认错，就请领导裁定吧。” 由于部门利益的不同和看问题的角度不一样，各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队员一样到处灭火。现在又是公说公有理，婆说婆有理，该怎么办？老板一看，事情其实不大，损失也很小，两位主任都是大功臣，这次未能升职都有怨气，于是就叫秘书处理。 想一想秘书会如何处理呢？ 分析： 小周需要做的就是要让两个部门的主管坐到一起，直接沟通，有什么问题当面说清楚，找到解决问题的办法。要让他们尽可能地消除误会，明白公司的利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。 二、秘书工作的要求 ◆秘书工作的要求，并非指政治、思想、作风等因素在客观上对秘书工作的要求，而是指秘书工作作为一种职业其本身所应具有的要求。人们通常认为，周恩来同志生前提出的“一是要保密，二是要准确，三是要迅速”是秘书工作的基本要求，把保密、准确、迅速视为秘书工作的原则。 ◆秘书工作也必须注意规范化、制度化、科学化，做好这三点才能进一步做好秘书工作。 案例分析： 广告公司的电话 快到年底了，公司特别忙。马上就要开董事会会议，由于销售大幅度滑坡，老总的心情非常烦躁。这天上午10点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。正忙得晕头转向的老总一听说谈明年的广告问题，就对秘书于雪说：“不就是明年广告的事吗?现在没时间!” 面对这种情况，于雪应该如何处理?现在于雪有以下几种选择。 　　A.赵总，我们老总今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗? B.赵总，您的事我们老总知道了，下次再约时间吧。 　　C.赵总，我们老总正急着赶份材料，不能接电话。 　　D.赵总，关于明年的广告问题，跟我们公司市场部刘经理谈谈可以吗? 　　E.赵总，我们老总今日身体有