第4章 采购与付款核算与管理（课件）- 《会计信息系统（第9版）同步教学（人民大学版）

第4章 采购与付款核算与管理 内容提要 需求与流程 需求分析 流程分析 总体结构设计 数据编码 数据文件 功能结构 核心功能 基础设置 采购管理 付款管理 一体化策略 管理分析 需求与流程 采购与付款业务基本流程 需求与流程 采购与付款管理困惑 由于人工数据处理和数据传递的局限性,会计部门成为瓶颈: 当质检部门不及时提供验收报告、采购部门不及时提供采购订单时,会计部门就不得不因单据的传递效率低下,延误采购结算和付款; 当采购订单或者验收报告因两个部门分别编制而出现数据不一致时,会计部门又要把大量时间花费在处理这三单是否吻合上,从而造成人员、资金和时间的浪费。 采购与付款子系统的目标 灵活、正确反映企业个性化特征 规范业务流程，收集经济信息 加强资金管理，有效控制支付 提供各种核算和管理信息 实现与总账子系统的信息集成 IT环境下 采购与付款子系统 流程分析 IT环境下与手工环境下采购与付款流程的区别 IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 IT环境下保证数据一致性和工作高效性 IT环境下加强了统计分析能力 实现对采购与付款业务的有效控制 内容提要 需求与流程 需求分析 流程分析 总体结构设计 数据编码 数据文件 功能结构 核心功能 基础设置 采购管理 付款管理 一体化策略 管理分析 数据编码设计 制定编码原则 一致性原则 层次性原则 易用性原则 选择编码方法 顺序编码 位数编码 分组编码 数据编码设计 　供应商编码举例：××××—×××××××× 第1~4位表示供应商所在城市或地区的区号,可以采用国家统一规定的区号,如北京010 ,石家庄0311,不足四位补0 第8~12位表示供应商编号,可以用电话号码等作为编号。 数据文件设计 数据文件 供应商档案文件 采购订单文件 采购发票文件 付款单文件 供应商档案文件 采购订单文件 采购发票文件 付款单文件 功能结构  采购与付款子系统 基础设置 采购管理 付款管理 一体化策略 管理分析 内容提要 需求与流程 需求分析 流程分析 总体结构设计 数据编码 数据文件 功能结构 核心功能 基础设置 采购管理 付款管理 一体化策略 管理分析 基础设置 存货档案设置（详见第6章） 供应商档案设置 采购类型设置 付款条件设置 期初余额处理 基础设置-供应商档案设置 基础设置-采购类型 编码 名称 说明 01 普通采购 采购原材料、商品等通常为普通采购 02 期初采购 启用系统之前采购流程未完全结束（在执行过程中）的采购业务 03 直运采购 适用于直运业务，由供应商直接将商品发给企业的客户; 商品不需要入库即可完成购销业务 04 固定资产采购 适用于采购非存货类的固定资产 基础设置-付款条件 基础设置-期初余额 期初在途物资，即已经取得采购发票但所购存货还没有入库，需要在系统中录入期初采购发票； 期初暂估存货，即还没有取得采购发票但所购存货已经入库，需要在系统中录入期初入库单; 期初应付账款，录入期初尚未支付的应付账款明细信息。 录入期初余额后，需要执行记账，确认期初余额已经录入完毕。 记账前:录入采购发票、入库单表头标题带“期初”字样 记账后：录入采购发票、入库单，无“期初”字样 采购管理 请购单管理 采购订单管理 采购发票管理 采购入库管理 采购结算 采购管理-请购单管理 采购管理-采购订单管理 采购管理-采购发票管理 采购管理-采购入库管理（存货核算） 采购管理-采购结算 付款管理 应付处理 付款申请 付款处理 核销处理 付款管理-应付处理 其他应付款对应业务单据 付款管理-付款申请 付款管理-付款处理 付款管理-核销处理 一体化策略 定义凭证模板 生成记账凭证 一体化策略-定义凭证模板 以采购发票为原始凭证的凭证模板 以付款单为原始凭证的凭证模板 一体化策略-定义凭证模板 一体化策略-定义凭证模板 一体化策略-生成记账凭证 管理分析 采购分析 应付款分析 管理分析-采购分析 管理分析-采购分析 管理分析-采购分析 管理分析-应付款分析 业务账是指以业务单据为依据，输出应付账款、预付账款、其他应付款等的总账、余额表以及不同供应商往来款项的明细账。 数据来源于采购发票文件、应付单文件、付款单文件以及入库单文件的未结算的暂估入库单。 查询业务账：总账、余额表、明细账 管理分析-应付款分析 管理分析-应付款分析 管理分析-应付款分析 Q & a $$