中职专业课 《秘书》第一章第二节

秘书 （国家职业资格三级） 第1章 会议管理 第1章 会议管理 第二节 会中服务 项目一、提示会议进程 通过本项目的学习，你应该： 了解提示会议进程因遵循的原则； 掌握提示会议进程的方法； 能够提示会议按计划进行。 提示会议进程是指秘书在参加会议或主持一些小会议室过程中，根据会议目标的需要，灵活采用各种措施和方法，引导会议各事项按计划完成的工作。这就要求秘书能够有针对性地调节会议中的各种关系，解决各种随机性的问题，创造与会议目标相适宜的环境气氛，确保会议进程。 一、提示会议进程的概念 二、提示会议进程应遵循的原则 学会倾听 控制节奏 善于引导 树立自信 消除障碍 知识加油站 提示会议进程的程序 A B C D 会前拟定计划 准时宣布开会 有效引导议题 适时结束会议 3 掌握会议休息的时机 2 1 鼓励和引导与会者 合理安排议题 知识加油站 提示会议进程的方法 项目二、会中突发事件及其处理 通过本项目的学习，你应该： 了解处理会中突发事件的原则； 掌握处理会中突发事件的责任分工要求； 能够处理会中突发事件。 及时报告 听从指示 A 沉着冷静 随机应变 B 步调一致 妥善解决 C 一、处理会议中突发事件的原则 会议期间的后勤服务工作牵涉面广，，涉及的人员较多。因此要有综合管理、统筹安排，要树立整体性的后勤服务保障意识。 所有人员都要树立起责任意识，提前做好应对各种突发事件的应急方案，做到有备无患。 加强岗位职责制，建立严格的会议期间值班制度。 二、处理会议中突发事件的责任分工 知识加油站 处理突发事件的程序 及时报告事件 会议中意外事件一旦发生，要适事件情况立即向领导报告，请示领导应如何处理。 启动应急方案 按应急方案的措施处理意外事件，按应急方案的人员分工对事件进行控制、补救和处理，按应急方案的预案做好善后工作。 请求外部支援 重大的突发事件，特别是涉及安全、健康的事件，如火灾、疾病、交通事故等，必要时要向公共应急机构请求支援。 处理善后工作 突发会事件在一定程度上会带来伤害、破坏和损失，善后工作是一项极其复杂的工作，包括协助有关部门调查事件的真相和原因、安抚受害者、向领导汇报、与新闻媒体沟通等。 收集资料备案 对重大突发事件要将发生的基本情况、救助过程、造成的结果、处理决定等记载完整，独立成卷，存档备案。 项目三、会议经费及其使用监督 通过本项目的学习，你应该： 了解会议经费的类型； 掌握会议经费支出的内容，以及会议经费使用的监督方法； 能够监督会议经费的使用。 会议文件审核的方法 序号 类型 详细说明 1 与会者交费 （1）与会者及陪同人员缴纳的参会费用 （2）与会者缴费=与会者人数*缴费额+陪同人数*交费额—交费折扣额 2 参展商交费 大型的商务会议一般配备展厅和展台，参展商的交费也是会议收入的重要来源 3 联合主办者交费 某些会议可能是多个机构、企业联合主办的，协办方也应缴纳一定的费用 4 赞助和捐助 （1）商务会议也是为与会单位和其他组织做宣的机会，会议中印刷的纪念材料等可以获取相应的赞助费用 （2）主办机构有时可能会从个人、基金会、民间机构、政府部门获得实物或资金形式的赞助或捐助，构成会议的预算资金 5 盈利分配 举办商务会议时，预先从自身账户上为会议划拨一定的款项作为预算资金，在盈利后，再将该款项金额收回 6 其他收入项目 会议发言录像和录音、展览会录像、会议记录和报告出版等可以公开发售，作为会议的收入 主办方应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准、方法和与会者可采用的支付方式。 会议收款开具的发票，必须遵循正确的收费开程序发票，避免出现差错。 二、会议收款的方法和时机 三、会议经费的支出 会场租借费； 文件材料费； 宣传费； 食宿、交通、活动费； 会议办公费； 会议设备和用品费； 通信费； 其他支出。 四、会议经费的票据管理 信用卡上面开列支款人姓名、签字、号码和最高支款金额等内容。 信用卡 使用者可以再银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者购买时必须在支票上签字。 支票 快汇汇票一般有秘书购入，可以交给或寄给制定的使用者。 汇票 五、会议经费使用的监督 01 提交报告、召开会议 授权与自我监督 检查会议质量 逐项审核 制定损益平衡表 比率分析 02 03 04 05 06 视频会议预算方案，首先要以成本观念、时间观念和效率观念为指导，尽量减少会议的有形和无形支出，控制会议的数量，压缩会议的时间。 会议费用的名称要具体规范，符合会计账目要求。 购买会议用品时要多做比较，充分考虑采购用品的性价比，力求物美价廉。 遵守组织的零用现金、备用金、用品采购及报销等各种财务制度和规定。 会议用品或纪念品要在预算后附详细的物品报价表备查。 六、会议经费预算制定的注意事项 会议经费审