项目九 会议工作（课件）- 《办公室工作实务》同步教学（机械工业版）

项目九 会议工作 能力目标 学习目标 掌握拟订会议议程、日程，提供会议地点备选方案的要领 掌握布置会场、安排座次、发布会议信息、安排会议食宿、邀请嘉宾的程序与技巧 准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务 检查会议常用视听设备是否正常等的方法和技巧 知识目标 素养目标 明确秘书要有良好的职业操守，工作严谨、认真负责 明确建立秘书职业意识，细致周全、面面俱到 任务一 会前筹备 会拟定会议议程、日程，能提供会议地点备选方案 会布置会场、安排座次、发布会议信息、安排会议食宿、邀请嘉宾 能准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务 能检查会议常用视听设备 [15S] 本课程目标分为能力目标、知识目标。 能力目标，一是能能写出轨道交通车站的主要设备系统及其主要作用。二是能写出轨道交通车站的组成结构。 知识目标，一是理解轨道交通车站的设置原则。二是掌握轨道交通车站的功能。 2 任务描述 一次，某企业举办十周年庆典活动，会务组会前起草的“大会开幕式（送审稿）”中列有 “合唱企业歌曲《××××》”一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把这个项目在开幕式的程序中删除了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的人员凭印象只记住了已删掉合唱企业歌曲的环节，而对后来又被圈了回来一事未加注意。当主持人在大会上宣布合唱企业歌曲时，没有人回应，一时形成冷场。幸好会务组组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。尽管这件事得到及时补救，但会后会议组织负责人仍然受到了领导的批评。 会议组织负责人受到批评的原因是什么? 3 理论知识 拟订会议议程、日程 选择会议地点 布置会场和安排座次 一 二 三 五 四 六 邀请会议嘉宾 安排会议食宿 发布会议信息 八 七 九 检查会议常用视听设备是否正常 安排会议礼仪服务 准备会议资料、会议用品 4 一、拟订会议议程、日程 会议议程的涵义 会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。 会议议程、日程的内容和作用 会议议程的制定程序 日程的编制方法 会议议程和日程的区别 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，可冠以序号或按时间顺序、逻辑顺序将其清晰地表达出来。会前发给与会者。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 2.车站站点的设置原则，满足吸引客流的需求，车站站点的设置首先满足最大限度地吸引客流的需求。原则上，靠近大型住宅区、商业区、办公区或者学校、工厂等人口密集区设置。根据国家相关规范要求，轨道交通车站站间距，在城市中心区和居民稠密地区宜为1千米左右，在城市外围区应根据具体情况适当加大车站间的距离，一般宜为2千米左右。吸引周边500米步行范围的客流，也可以通过设置接驳常规公交的方式，吸引更大范围的客流。 5 会议地点选择的要求 会议酒店的类型划分 会议地点选择的工作程序 会议类型与地点选择的关系 二、选择会议地点 1.交通便利 2.会场的大小应与会议规模相符 3.场地要有良好的设备配置 4.场地应不受外界干扰 5.选择会议地点应考虑有无停车场所 1.会议目的与形态 2.实质上的需求，与会者的期望 3.列出清单 4.对会议地点进行确认 5.签订书面合同 6.场地租借的成本必须合理 三、布置会场和安排座次 （一）会场整体布局 （二）主席台的座次和场内座次安排 四、发布会议信息 会议信息的内容和类型 会议信息工作程序--分发传递会议文件 发布会议信息注意事项 发布会议信息的程序和媒体的类型 会 议 信 息 收 集 会 议 信 息 筛 选 会 议 信 息 加 工 信 息 发 布 会 议 信 息 报 送 审 核 会 议 信 息 收 集 会 议 信 息 筛 选 会 议 信 息 加 工 信 息 发 布 会 议 信 息 报 送 审 核 登 记 附 清 退 目 录 准 备 装 封 发 出 登 记 附 清 退 目 录 准 备 装 封 发 出 2.车站站点的设置原则，满足吸引客流的需求，车站站点的设置首先满足最大限度地吸引客流的需求。原则上，靠近大型住宅区、商业区、办公区或者学校、工厂等人口密集区设置。根据国家相关规范要求，轨道交通车站站间距，在城市中心区和居民稠密地区宜为1千米左右，在城市外围区应根据具体情况适当加大车站间的距离，一般宜为2千米左右。吸引周边500米步行范围的客流，也可以通过设置接驳常规公交的方式，吸引更大范围的客流。 10 五、安排会议食宿 （一） 会议餐饮、住宿的常识 （二） 餐饮、住宿工作程序 六、