项目四 办公室用品管理（课件）- 《办公室工作实务》同步教学（机械工业版）

项目四 办公室用品管理 能熟练正确地掌握各类设备的使用方法 能够对办公设备进行日常管理和维护 能力目标 学习目标 知识目标 素养目标 了解办公设备的类别与功能 掌握常用办公设备使用的注意事项 任务一 常用办公设备管理 培养秘书追求新知识、新技能的自学能力 [15S] 本课程目标分为能力目标、知识目标。 能力目标，一是能能写出轨道交通车站的主要设备系统及其主要作用。二是能写出轨道交通车站的组成结构。 知识目标，一是理解轨道交通车站的设置原则。二是掌握轨道交通车站的功能。 2 任务描述 周辉是高职学院文秘专业毕业生，刚刚参加工作。他在校成绩良好，在办公自动化实习中成绩优秀，因此对办公设备的使用十分自信。今天是他第一天上班，经理让他打印两份公司的宣传材料。小周拿了一打A4纸，放进针式打印机的进口处，打印机动了几下后，突然发出奇怪刺耳的声音，然后纸就卡住了。小周十分不解，纸也拉不动，他只好去找经理求助。经理看了皱皱眉问道：“你在学校实习过吗？” “实习过啊。” “用的是这种机器吗？” “是激光打印机！” “那就是了！” 说说小周错在哪？他应该怎么做才合适？ 3 理论知识 办公设备的管理 常用办公设备使用的注意事项 一 二 4 建立专人使用、专人负责保管的责任制 建立办公设备的档案登记制度，保证有关资料的完备 协助上司制订机器设备使用的操作规范 平时注意机器设备的保养环境，发现故障及时检修 一、办公设备的管理 开发现代办公设备的各种潜能，提高办公设备的利用率 开机流程：先开显示器，再开主机 关机流程：关闭计算机后，务必关闭电源插座后再离开 周边卫生要求：整洁、主机 / 显示器与墙壁之间的距离不得小于10cm、机箱正常散热，防止碎物或液体落入键盘等设备、环境温度需要在 10 ～ 35℃、定期清理机箱内的灰尘 使用过程要求：及时关闭不用的浏览器窗口、应用程序及保存好的文件，不安装与工作无关的、来路不明的软件，上网浏览页面时不随意单击超链接，定期使用杀毒软件进行安全维护，及时清理垃圾文件 二、常用办公设备使用的注意事项 （一）计算机使用注意事项 打印机的安放要合适，周围空间要充足 保持机器的清洁和环境清洁，不在机器上堆放重物 较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来 针式打印机使用没有纸或色带时，不要打开机器； 不重复使用同一根针打印；使用时，不用手摸打印头 二、常用办公设备使用的注意事项 （二）打印机使用注意事项 激光打印机的感光鼓要注意保养，墨粉将用完时马上加粉或更换感光鼓 要匹配、标准的交流电源插头和插座，插头在插座钟不松动，不与其他设备共用电源，接地要好 避免阳光的直射和灰尘的侵害，远离火炉等热源 放置在水平平稳的工作台上 二、常用办公设备使用的注意事项 （三）传真机安装注意事项 除待传送的文稿之外，不要在传真机上放置任何东西 发送、接收或复印传真时，绝不可打开传真机的机盖 在打开机盖之前，一定要拔掉交流电源的插头 二、常用办公设备使用的注意事项 （三）传真机使用注意事项 使用前，开机预热半小时左右，使机内保持干燥 复印中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激 复印后，要及时洗手，清除残余粉尘对人体的伤害 复印书籍等装订物，应选用“分离扫描”的复印机 二、常用办公设备使用的注意事项 （四）复印机使用注意事项 保持复印机玻璃台清洁、无划痕 清洁机器外壳要切断电源，用中性清洗剂擦拭 碎纸机不可放入的物品：湿纸、胶纸、碳纸、塑胶袋、衣服、金属物品 碎纸机纸满后应及时清除，保证正常运行 避免在极限容量下长时间使用，避免纸张容量超过最高限制量 二、常用办公设备使用的注意事项 （五）碎纸机使用注意事项 不要忘记锁定扫描仪 注意扫描仪的清洁 不要带电接插扫描仪 注意更新扫描仪驱动程序 二、常用办公设备使用的注意事项 （六）扫描仪使用注意事项 不要使用太高的分辨率 不要让扫描仪工作在震动的环境中 不要频繁开关扫描仪 禁止摔落和撞击相机和摄像机 保持干燥 按照使用说明书操作 二、常用办公设备使用的注意事项 （七）数码相机、摄像机使用注意事项 开启机器电源前，确认连接机器的电缆是正确的 开机时有10s预热的过程，不频繁按压启动键 投影机镜头要干净，不同盖好镜头盖 使用时如需重启时，要等机器冷却5-10分钟后 二、常用办公设备使用的注意事项 （八）投影机使用注意事项 用遥控器关闭电源后，需等待数分钟才能拔掉电源插头 任务实施 针式打印机只能一张一张地放纸，不可塞上一沓。小周看到打印机型号不同时，应该 首先向领导说明自己没用过这种设备，然后虚心请教使用方法，而不应自以为是地把激光打 印机的用法用在针式打印机上，致使打印机故障。秘