第十章信访和值班第二节单位值班（课件）《秘书基础》教学同步（高教版）

第十章 信访和值班 第二节 单位值班 教学目标 掌握值班的主要工作内容。 了解值班工作的主要制度 掌握值班人员的素质要求 值班室管理工作是秘书部门的日常工作之一。值班室是单位的门户，工作繁杂，责任重大，各项工作的特点也有所不同。 “单位值班”就是保证组织运转不中断，从而不因节假日休息带来损失的一种手段。 一、值班的主要工作内容 1、办理领导临时交办的事项 常见的事项有： (1)传达临时性的会议通知。 (2)查问有关部门的某项批示或交办的事项的完成情况 (3)做好接待各种来客来访的工作 要负责对来访者的身份检查、登记、接洽，对远道的客人还要安排好食宿和交通车辆等。 (4)向有关的人员转达领导交办的事项，为上司找人或是查找有关的文件资料 (5)了解掌握在本地区、本组织基层单位考察检查工作的领导的行踪及生活接待情况，掌握本单位上司的去向，以便随时保持联系。 （1）值班室要负担起节假日各种急电、急件和电话的处理，应及时把电话、电报和函件内容通知给承办部门，或及时向分管领导报告，听取领导的指示。 （2）值班人员一般只管电话、函电内容的上传下达，不能随意答复有关的道示。不能随意表态，对一些私人信函和秘密信函不错拆误拆. 2、认真处理好来电、来函和各种文件 3、处理信息，沟通内外 （1）值班室对于上级和领导的各项指示、通知和下级部门的各种请示、汇报要认真登记，及时汇报和处理，时刻保证组织信息渠道的畅通，保证领导对组织指挥控制的有效性。 （2）对于单位内部的突发性事件，值班室是组织对外联络的窗口，上级部门或外单位领导来了解情况、检查工作，下级单位来汇报工作、反映情况，外单位的人员来参观访间、联系洽谈工作，对于各方的来宾，值班人员都要认真接待，并介绍给有关的部门和领导，安排好会见会谈的时间。 值班室要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差视察在外，值班人员要掌握领导外出所在地的住址、手机、呼机和电话号码，以便遇紧急事件时能随时和领导保持联络，保证工作的开展 4、随时掌握领导的外出活动情况 对于一些没有固定值班人员的企事业单位，节假日值班多由业务部门轮流，值班名单由值班室具体编写，经和有关部门协商后再报领导审定执行。值班人员必须逐日记好值班日志，将当天的来电、来函的处理情况和领导的重要活动以及单位检查巡视的情况认真记录。 5、负责安排值班人员并记录好值班日志 值班大员要认真检查进出人员的身份证件，定时对单位的周边环境和基本情况进行巡查协助保安人员和专职保密工作人员做好防火防盗、防窃密、防破坏的工作。 6、协调安全保卫工作 二、工作的主要制度 值班人员要做好交接班工作,认真移交值班日记。 交班人和接班人要沟通情况，移交值班室握的各种钥匙明确各自的责任. 接班人因故未到时，交班人不能自行离岗. 1.交接班制度 值班人员对于各种信息要及时上传下达，遇问题要多请示、汇报，吃透领导的意图，少表态和答复，以免给领导的工作造成被动. 2.请示汇报制度 值班人员对值班过程中的电话、来访都要认真地做好记录. 接待来访时要坚持“一听二记三同四分析”的方法。 3.记录归档制度 对于值班人员要加强领导，落实责任，使值班工作更加规范化、制度化 4.值班督促检查制度 三、值班人员素质要求 值班人员要牢固树立爱岗敬业的思想，在规定的值班时间内，做到人不离、人不离机(电话机)，始终保持通信联络的畅通。 值班人员要具备全面业务技能，有独当一面、应付复杂局面的能力，还要具有临危不惧、善于应变的良好心理素质值班时不能擅自离岗，干私活或聊天玩乐 1.坚守值班岗位，熟练掌握各项业务 值班工作中无“小事”，值班人员应真正担当起联络员、收发员、接待员、信息员的多重角色。 2、认真处理好值班时的各项事务 3、认真做好值班记录 (1)电话记录电话记录 5个要素：来电时间、来电单位、姓名、电话号码、来电内容 电话记录要简明扼要，是否需要回电需明确。 (2)接待记录 包括外来人员姓名、单位、身份、证件号码、电话、联系事由、接待部门等。 记录要准确、清楚。 (3)值班日志 包括记录来电来函的处理情况，来人接待的情况和有关巡视检查情况以及交接班的情况。 (4)大事记 大事记是组织内部以时间先后为序，用简明的文字记载重大事件或重大公务活动的文书，由时间部分和大事部分两项内容构成。 接待时既要热情又要注意保密，出言要谨慎，举止要有分寸。 4、热情接待外来客人 ，管好自己的“嘴”、“眼”和“手”，不随意带亲属朋友进入值班室，在处理电话、电报、信函时要遵守保密规定。 5、加强安全保卫，完善保密制度 单位值班 主要内容 办理领导临时交办的事项 认真处理好来电、来函和各种文件 处理信息，沟通内外 随时掌握领导的外出活动情况 负责安排值班人员并记录好值班日志 协调安全保卫工作 主要制度 交接班制度 请示汇报制