第七章公文处理（课件）《秘书基础》教学同步（高教版）

第七章 公文处理 PART ONE 目录 01 02 03 第一节 公文的形成 第二节 公文处理的程序 第三节 提高公文处理效率的方法 第一节 公文的形成 一、公文 行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。课程所指公文即行政公文。 二、公文的特点 （1）它的制成者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族。(法定性） （2）它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动。（公务性） （3）它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序；在现实执行效用方面，它对有关各方面行为的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护。（规范性） 第一节 公文的形成 第一节 公文的形成 第一节 公文的形成 公文 三、公文形成过程 第一节 公文的形成 公文形成的具体过程包括哪些环节？ 交拟——议拟——撰拟——审核——签发——印制——用印 1、交拟 第一节 公文的形成 交拟也叫 交办 ，是公文形成的 第一个 程序，它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。 这些任务包括 本单位主动发文和收文承办的被动发文。 交拟的重点在交代写作意图，即行文目的、对象和指导思想等方面。 案例分析：小任受罪 第一节 公文的形成 小任接受了办公室主任交下的任务，要他起草一份《XX公司情况简介》。在交代任务时，主任还主动告诉他《简介》应该怎么写，要注意哪些问题。小任很想认真的记录下来，但又怕主任看轻自己，于是便装作漫不经心，没用心判断和领会主任的意见，完全是一副“你不说，我也会写”的样子。 第二天，小任便按照自己的想法和构思完成了初稿。主任审阅后，提出许多问题，要小任按照自己昨天交代的进行修改。 小任不知所措：按主任意见办，自己昨天没记录；再请教主任，又怕丢面子。思来想去，还是决定自己想法子，闭门造车。第二稿交上去了，还是那些意见，批语仍是“按交办意见修改”。就这样，一份简报足足写了五遍，仍不符合领导意图。最后在无法再改的情况下，小任自作主张，将第五稿送去打印，直接交送主管经理。 经理阅后，也很不满意，并责成办公室主任对小任的做法做批评教育。 小任错在哪里？ 2、议拟 第一节 公文的形成 这是公文形成的准备阶段。由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。 议拟这阶段可分为几个步骤？ 1、认真领会领导意图 2、收集材料——占有大量翔实可靠的材料，这是写好公文的基础。 3、拟写提纲。 办文要贯彻领导意图 第一节 公文的形成 小任原是机关一般职员，因爱好写作，常在某晚报上发表点“豆腐干”小文章。处长爱才，把他调到宣传处任文字秘书。不久，处长让他写一篇报告，向上级汇报本单位一年来是如何加强思想政治工作的，有何成绩，存在的问题以及今后的打算。领导意图很明显，可小任三易其稿也未过关。第一稿，可谓笔走龙蛇，只一个下午，交稿。可处长一看，说“太花了”，无内容。原来小任写作时充分卖弄自己的特长，一会儿抒情，一会儿描写，一会儿议论。这怎能过关！第二稿，散文笔法改了，但立足点太低，主要是通过小任的眼光去看事情，缺乏全局观。第三稿，存在问题和缺点占了百分之八十的篇幅，而且用事“请示报告”这种文种，处长看得直要摇头。 根据你所学的知识，帮忙分析一下小任该怎么做？ 3、撰拟 第一节 公文的形成 公文撰拟是秘书个人劳动。 撰写公文，政策性、思想性、业务性都很强。 初稿拟就后，撰稿人应反复自查自核，仔细推敲，逐字逐句修改斟酌，满意后，进行下一办文环节。 4、审核 第一节 公文的形成 审核是文稿草拟后，在送交领导人审批签发前的一个必须经过的环节。 审核的重点首先是“是否需要行文”。 审核要做好“六查”，你知道“六查”的具体内容吗？ 4、签发 第一节 公文的形成 公文签发包括会签、签发和注发。 签发要有权限。 重要的、涉及面广、对全局工作有普遍指导性的文件，由机关正职领导人签发。 一般业务、事务性文件，由机关分管此项工作的领导人签发。 签发要履行有关手续。 6、印制 第一节 公文的形成 公文的印制包括哪两项内容？ 缮印 校对 校对有哪些注意事项？ 文字输入错误，由校对人员直接按原稿修改解决。 原稿本身错误，应立即询问撰稿人或轻视主管领导修改解决。 7、用印 第一节 公文的形成 凡公文用印，均需相关领导人批准，按批准的份数加印。 第二节 公文处理的程序 一、公文处理概述  公文从拟稿写作到使用完毕