11 第十一章 档案的提供利用 （课件）-《文书工作与档案管理》同步教学（高教社）

第十一章 档案的提供利用 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 了解档案的提供利用的形式与特点。 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料 的编撰。 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 了解网络信息服务。 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编 研服务。 掌握档案原件服务，档案复制服务。 4 5 3 2 1 6 　　档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。 第一节　 档案提供利用的形式 　　　　 与特点 第二节 　档案的直接利用工作 第三节　 档案的间接利用工作 第一节 档案提供利用的形式 与特点 一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律 本节点睛 　　我们认识人，只不过像看一个由虚线点画 而成的轮廓，也就是说，在我们认识当中，还 有空缺之处，须由我们自己尽可能地予以填补。 ——泰戈尔 　　“利用档案” 和 “ 档案提供利 用工作 ” 是密切 联系而又不同的 两个概念，见图 10-1。 图10-1 “利用档案”和“档案提供利用工作”的区别和联系 一、档案提供利用的一般形式 档案的提供利用工作从利用者对档案利 用的方式来看，可以分为两种，见图10-2。 图10-2 档案的提供利用工作的分类 一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 　　档案提供利用工作是档案工作中一个十分关键 的工作环节，应该按照以下要求进行，见图10-3。 图10-3 档案提供利用工作的要求 　 《档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、实现档案价值的主体。 （一）档案用户的特点 要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以下四类。 三、档案用户的特点和利用规律 　　1. 按基本性质分，档案用户可分为两 类，见图10-4。 图10-4 档案用户的分类 三、档案用户的特点和利用规律 　　2. 按与档案部门的关系分，档案用户可分为三类，见图10-5。 图10-5 档案用户的分类 三、档案用户的特点和利用规律 　　 3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分为三类，见图10-6。 图10-6 档案用户的分类 三、档案用户的特点和利用规律 　　4. 按利用者的利用频率来分，档案用户可分为三类，见图10-7。 图10-7 档案用户的分类 三、档案用户的特点和利用规律 （二）档案用户的利用规律 　　档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还 会表现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生 前后，相应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事 件的材料；又如一些部门在编史修志过程中往往会按时 间顺序逐步查找一定范围的档案，而一些研究型用户除 了要用到一些直接反映某一问题的材料以外，还需要一 些相关的参考材料。档案工作者如能在实际工作中注意 发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利用前的准 备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己的 工作更加主动。 第二节 档案的直接利用工作 五、电子化服务 二、外借服务 一、阅览服务 本节点睛 三、复制服务 四、咨询服务 积累的经验多了就会慎虑，就像积累 的学识多了就会博学一样。 ——霍布斯 　 （一）阅览服务的概念 阅览服务是指档案部门根据自身条件 和利用需要，设立专门的档案阅览室，供 利用者查阅利用档案。 一、阅览服务 阅览服务的优点主要有三点，见图10-8。 图10-8 阅览服务的优点 （二）阅览服务的特点 档案阅览服务可分为两种形式， 见图10-9。 图10-9 阅览服务的分类 （三）阅览服务的分类 20 二、外借服务 　 （一）外借服务的概念 档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。　 对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度， 见图10-10。 图10-10 内部借阅的借阅制度 （二）外借服务的特点 三、复制服务 （一）复制服务的概念 随着办公室自动化程度的提高，各种现 代办公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐渐成为档案利用的主要方式。 　　档案复制服务的优点很多，见图10-11。 图10-11 档案复制服务的优点 （二）档案复制