10 第十章 档案的检索 （课件）-《文书工作与档案管理》同步教学（高教社）

第十章 档案的检索 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 　了解挡案计算机检索的特点。 了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作 的含义与规则。 掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤 和方法，档案检索工具体系的构成。 掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知 识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。 4 5 3 2 1 档案部门应以“档案信息化”、 “利用网络化”为导向， 提供检索工具，构筑信息平台。 工具的价值在于改进服务； 重要的是使用工具的智慧。 第一节 档案著录与标引 第二节 档案检索工具 第三节 档案的计算机检索 第一节 档案著录与标引 一、档案著录工作 二、档案标引工作 三、《中国档案分类法》和 《中国档案主题词表》 本节点睛 平时的学习和经验，是我们在危急关头 最有力的支柱。 ——林肯 一、档案著录工作 档案著录就是在编制档案检索工具时，对 档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基 础，此外，还具有档案登记，介绍、报道和交 流馆（室）藏的作用。 按照国家标准《档案著录规则》的规定， 档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、 著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。 　　根据《档案著录规则》，档案的著录项目有以下 七大项，见图9-1。 （一）著录项目 图9-1 档案的著录项目的内容 　 标识符号是用来表示不同著录项目和著 录含义的人工语言符号。 （二）标识符号 标 识 符 号 　　著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达 方式。根据《档案著录规则》的规定，一般采用段落符 号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式 条目著录格式如下： （三）著录格式 分类号 档案馆（） 代号 档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者 +附件-稿本：文种-密级：保管期限-载体类型： 数量及单位：规格-附注 提要 主题词或关键词 段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段 落，见图9-2。 图9-2 著录项目的四个段落 （三）著录格式 段落符号式条目著录格式既适用对单份 文件、单个案卷进行著录，也适用对一组文 件、一组案卷进行著录。著录一般在卡片上 进行，卡片尺寸为125cm×75 cm，著录时， 卡片四周均应留1cm的空隙。如卡片正面著 录不完，可在背面连续著录，并在正面右下 角用“（）”注明“转  背面”。 　　根据《档案著录规则》的规定，档案著录 级别的分类，见图9-3。 （四）档案著录级别 图9-3 档案著录级别的分类 图9-4 著录级别的选择 　　文件级著录时是一文一卡，案卷级著录时 是一卷一卡，根据著录对象选择恰当的著录级 别，见图9-4。 （四）档案著录级别 文件级著录卡片 NW57 05022 2-13-18-3 12-011-15 36-21 关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法：通知．—内部：长期．—19981112.—4页：260mm×184mm （提要略） 环境保护办法 案卷级著录卡片 MA041 05001 5-34-28-17 43-26 ××市各县1958年土地资源统计表—19581201－19590301＋××市农业局关于开展土地资源调查的通知：统计表：永久—19581201－19590301—××县统计数字不完全 （提要略） （主题词或关键词略） 1. 题名与责任说明项 （1）正题名。题名项包括，见图9-5。 （五）著录项目细则 图9-5 题名项包括的内容 （2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统 编号、图号等，著录时