9 第九章 档案的整理与保管 （课件）-《文书工作与档案管理》同步教学（高教社）

第九章 档案的整理与保管 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 　 了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及 库管理的有关内容。 理解全宗、案卷目录的含义、档号的含义，全宗 案的含义。 掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编 号、编目的方法，档案代理卡和档案存放位置索 引的编织方法等。 熟悉档案整理和档案保管工作的主要内容，档案 整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。 　　 会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内的 档案进行分类、编号和排列。 4 2 5 1 3 　　拿来主义。他山之石，可以攻玉。 以史为鉴，以史料为用。 第一节 档案的整理 第二节 档案的排架 与编目 第三节 档案保管 第一节 档案的整理 一、档案整理工作的内容 二、档案整理工作的原则 三、机关档案室档案整理 的内容和方法 本节点睛 正确的认识道路是这样的；吸取你 的前辈所做的一切，然后再往前走。 —列·夫托尔斯泰 一、档案整理工作的内容 图8-1 归档文件的排列方法 档案整理工作的内容归档文件的整理主要有文书部门和文秘人员来承担，见图8-1。 二、档案整理工作的原则 图8-2 档案整理工作的原则 档案整理工作的原则主要包括三方面的内容，见图8-2。 三、机关档案室档案整理 的内容和方法 （一）编制档案分类方案 档案分类方案又叫档案分类大纲，是进行档案整理的一个依据和前提，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。具体内容，见图8-3。 图8-3 档案分类方案的具体内容 Ａ.综合类； 政策、法规 会议 计划、统计 外事 城建档案工作 某市城建档案馆的分类方案是这样的； B.城市勘测类； 　工程地质 　水文地质 　控制测量 　地形测量 　摄影测量 　地图 C. 城市规划类； 　国土规划 　总体规划 　分区规划 　详细规划 　县镇规划 　规划基础材料 1. 档案分类方案的作用 档案分类方案的作用体现在两个方面， 见图8-4。 图8-4 档案分类方案的作用 （一）编制档案分类方案 2. 编制档案分类方案的要求 编制分类方案时要特别注意的三点，见图8-5。 图8-5 编制档案分类方案的要求 （一）编制档案分类方案 （二）全宗内档案的分类 　　档案分类就是把档案按一定的标准划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这是在档案管理过程中形成的行之有效的方法。按照国家档案局颁发的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则（ＤＡ／Ｔ22—200）》（下称《规则》，参见附录）的有关规定，我们主要介绍常用的几种分类方法。 图8-6 档案常用分类方法 （二）全宗内档案的分类 1. 档案常用分类方法 档案常用的分类方法主要有三种，见图8-6。 图8-7 年度分类法的优点 　 （1）年度分类法　 　　年度分类法就是按照档案文件形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类别。年度分类有以下四点优点，见图8-7。 （二）全宗内档案的分类 图8-8 运用年度分类法需要注意的问题 使用年度分类法有以下五点需要注意的问题，见图8-8。 （二）全宗内档案的分类 　 （2）组织机构（问题）分类法 组织机构分类法就是按照立档单位的内部组织结构 设置对档案进行分类， 每一个具体的内部组 织机构就是一个具体 的类别。运用这种方 法的优点，见图8-9。 图8-9 组织机构分类法的优点 （二）全宗内档案的分类 图8-10 问题分类法的优点 　　问题分类法就是按照文件内容所说明的问题进行 分类，每一问题 为一类别。问题 分类法的优点和 需要注意的问题， 见图8-10。 （二）全宗内档案的分类 工作人员把文书档案分类 某市档案馆文书档案的第一级分类情 况为； 综合类 组织人事类 业务类 　 （3）保管期限分类法　 工作人员把文书档案分类保管期限分类 法就是根据划定的同保管期对档案文件进行 分类。这种方法，可将不同价值的文件从实 体上区分开来，从而有针对性地采取保护措 施，为库房管理、档案移交馆和到期鉴定提 供了便利条件。 （二）全宗内档案的分类 　　在实际工作中，单纯采用一种分类法的情 况是比较少见的，通常是选用几个级次，将几 种分类法结合起来使用，这种划分方法就叫做 复式分类法。按《规则》提出的年度、机构 （问题）、保管期限三种分类方法，可以组合 成七种方式分类法