6 第六章 文书的整理与归档 （课件）-《文书工作与档案管理》同步教学（高教社）

第六章 文书的整理与归档 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 　　知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和 质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。 　　熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理 解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和 区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。 　　掌握文书整理与归档的方法和步骤。 　　掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。 　　掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文 件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。 4 5 3 2 1 文书整理与归档的本质是： 便于保管和查找利用。 第一节 文书整理归档及 意义 第二节 文书整理归档的 范围和原则要求 第三节 文书整理归档的 方法和步骤 第一节 文书整理归档及意义 一、文书整理归档的含义 二、文书整理归档的意义 三、文书整理归档工作的改革 本节点睛 经验包含着珍贵的学问。 ——富兰克林 一、文书整理归档的含义 文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考 利用价值的、应作案保存的文件材料，按照它们在形 成过程中的联系，以“件”为单位，分类整见理，并进 行装盒、归档的过程。 文　书 文件盒 档案馆 　　所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的 事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理 完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握 以下四点，见图6-1。 （一）归整的文书，必须是办理完毕 图6-1 整理归档时不同的文书 　 文书整理不能“有文必档”，没有查考 利用价值的文书材料可以不整理归档。 （二）归整的文书，有查考利用价值 有查考利用价值的文书材料 　　归整文书材料是指各种纸质文件材料，特 殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。 （三）归整文书材料的介质 文件材料 文件盒 图 书 归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自 然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件” 为单位进行分类整理。 （四）归整文书的分类整理 一份文件 文件分类归档 一组文件 归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保 管和利用，同时将归整装盒的文书向档案  部门进行 移交，即归档。 （五）归整文书的保管 各种档案盒 《国家行政机关公文处理办法》规定：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。这就说明了文书整理的法律依据和意义。 二、文书整理归档的意义 　　文书整理工作，主要是指文书的立卷工作。立卷的 方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进 行立卷，见图6-2。 图6-2 立卷及文件整理分类的方式所依据的特征 三、文书整理归档工作改革 《规则》是我国文书档案工作特别是文书 整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下 内容，见图6-3。 图6-3 文书整理工作改革的重大举措 三、文书整理归档工作改革 新的《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨， 即以“件”为单位进行整理， 取代以“卷”为单位进行整 理。这种文书整理方式的 优点是，见图6-4。 图6-4 以“件”取代“卷” 的优点 （一）以“件”取代“卷” 　　整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起 来只是形式问题，实质上具有重要的意义， 见图6-5。 图6-5 以“案盒”取代“案卷” 的重要意义 （二）以“案盒”取代“案卷” 第二节 文书整理归档的范围 和原则 本节点睛 一、文书整理归档的范围 二、文书整理归档的基本 原则和质量要求 　　学习知识要善于思考，思考，再思 考。 我就是靠这个方法成为科学家的。 －－爱因斯坦 　　文书整理的范围是指机关在工作动中 形成的可以归档的文书材料，见图6-6。 一、文书整理归档的范围 图6-6 文书整理的范围 文书整理的范围具体包括，见图6-7。 图6-7 整理归档时不同的文书 （一）应该整理归档的件材料 不需要整理归档的文件，见图6-8。 （二）无需整理归档的文件材料 图6-8 不需要整理归档的文件材料 　　文书整理归档的基本原则是：遵循文 件形成的客观规律，保持文件之间的有机 联系，区分文书的不同价值，便于保管和 查找利用。 二、文书整理归档的基本 原则和质量要求 　　1. 遵循文件形成的客观规律文书是机关工作 活动的客观、