4 第四章 文书的形成 （课件）-《文书工作与档案管理》同步教学（高教社）

第四章 文书的形成 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 了解文书形成的重要性、思想准备、材料 准备等内容。 理解文书形成的基本原理、文书形成中的 主题、材料、结构、语言。 掌握文书形成的过程及要求，能按照要求 撰写简要的公务文书。 会用文书形成的基本原理和规律，分析和 评价公务文书。 2 1 4 3 文以通理，理者，条理、道理与规范。 识理，而后做文章。 第二节 文书形成的步骤 第三节 文书形成的要素 第一节 文书形成的基本 原理与规律、文书的价 值向度与精神 第四节 文书形成的表达方式 第一节 文书形成的基本原理 与规律、文书的价值向度与精神 一、文书形成的基本原理 二、文书形成的基本规律 本节点睛 三、文书的价值向度与公文精神 “政事之先务，艺文之末品”。文书形成在文书工作中具有十分重要的意义，它是文书工作的基础。文书的形成是整个文书工作中的核心组成部分。 　 （一）客观反映与实用性的原理 　 1. 反映论是文书形成的理论基础 文章是客观事物的反映，这是马克思主义的反映论 文书对客观事物的反映不同于文学作品。文书的好坏与 否，很重要的一个标准就 是看它是否反映了真实情 况，见图4-1。 一、文书形成的基本原理 坚持反映论的理论基础，就要求在文书形成的过程 中注意对客观现实反映的准确性。 图4-1 文书好坏标准 　　陆机《文赋》 陆机在《文赋》中指出： “普辞条与文律”。条律，即文 书的法则、规律。认识文书形 成的规律，掌握文书撰写的基 本原理，才能从根本上保证文 书形成的质量。 　　2. 注重实用是文书形成的根本目的 　　文书以应用为目的，它形成的价值就在于实际应用，“应用”是文书的本质特征。文书的形成必须考虑到应用，一份不能应用或者达不到应用要求的文书是没有价值的。 　　“应用”是文书形成的尺度和标准，也是文书形成的指导。 一、文书形成的基本原理 从应用的目的出发，就要做到：有所请必 有所准，有所令必有所行，有所示必有所明， 见图4-2。 图4-2 从应用目的出发要做到的几点 一、文书形成的基本原理 　　1. “美观”是文书形成的必然要求 文书形成的目的是为了办事的目的需要， 是给其他机关或者有关人员阅读的，这就要求 文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下 去，从而达到目的。 （二）美观与方便处理的原理 文书的美，体现在三个方面，见图4-3。 图4-3 文书美的体现 （二）美观与方便处理的原理 　　 2. 方便阅读、方便处理是文书形成的 “应用”体现 文书是社会交际的工具，这就要从社会 交际对象的实际出发，要有利于交际对象的 阅读、处理。在文书形成的过程中，必须把 握方便阅读、方便处理的原理。 （二）美观与方便处理的原理 （三）约定俗成与时代性原理 　　1. 约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律 　　遵循约定俗成规律，以确保文书的通行涉及的问题很多。 　　2. 时代性是文书形成的必然趋势 　　所谓时代性，就是文书形成必须体现时代的特征，反映时代的要求。 　　文书的时代性主要涉及四个方面的问题：新的时代内容、新的文体 、新的语言、新的制作形式。 二、文书形成的基本规律 　　任何事物都有自己的规律，文书的形成同样有其规律可循。文书的形成离不开四个方面的构成要素：一是文书形成的主体；二是文书形成的客体；三是文书形成的载体四是文书的受体。 　 （一）主体内化规律 　　所谓主体内化，就是知识化、能力化，也就是形成者自身的修养。 （二）主客体统一规律 　　文书的形成，首先必须了解对象，认识对象，遵循其规律。 　　主体与客体相统一，主要表现在三个方面： 　　1. 主观认识与客观实际相统一； 　　2. 认识与实践相统一； 　　3. 主体与客体、环境相统一。 （三）载体实现主体意图规律 　　语言符号及其组成是文书形成的载体，主体的主观意图等主要是通过语言符号的 载体去实现。 　　载体实现主体意图主要应做到四点： 　　1. 从无向到有向； 　　2. 从无限到有限； 　　3. 变无序为有序； 　　4. 化无形为有形。 （四）受体接受主体意图规律 　　受体，即文书的读者对象。文书形成的出发点和归宿是“受体”，传播效应的检验是受体的反馈。 　　文书的受体是特定的，这就要考虑受体的职业、年龄、所处环境、知识结构、理解能力和阅读习惯，全面透彻地把握受体的情况，从而为取得理论的传播效应而设计科学的表达方式，传播适宜的内容；