2 第二章 文书的种类 （课件）-《文书工作与档案管理》同步教学（高教社）

第二章 文书的种类 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 了解文书的种类划分，熟悉文书各种名称。 弄清各种文书名称的适用范围，掌握各种文 书名称的选用。 了解每种文书的特点与类别。 熟悉通用文书、专用文书、杂体类文书的 范围。 2 1 3 4 名不正则言不顺，言不顺则事不成。 必须正确认识和选择文书的种类名称。 第二节 通用文书 第三节 专用文书、 杂体类文书 第一节 文书种类 划分 第一节 文书种类划分 一、文书种类划分的意义 二、文书种类划分 三、文书种类及名称的选用 本节点睛 “章以谢恩，奏以按劾，表以陈情， 议以执疑。” －刘勰《文心雕龙·章表》 一、文书种类划分的意义 　　1. 适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。 　　2.适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速 处理。 　　3. 适应行文的具体要求，保证文书正确处理和公文 的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科 学、高效。 　　4. 适应不同文书种类要求，以准确把握不同文种的 写作规律，实现文书写作的规范化。 （一）从文件的功用和适用范围 从文书的功用和适用范围上可以分为以下九类： 1. 党政文书类 2. 规章文书类 3. 机关日常事务类 4. 司法文书类 5. 经济文书类 6. 科技文书类 7. 外事文书类 8. 礼仪公文类 9. 书信文书类 以上九类文书又可以按照使用范围归纳为四种类 型；一是通用文书；二是专用文书；三是常用文书； 四是杂体类文书。 二、文书种类划分 图2-1 从文件的来源划分文书种类 可分为对外文件、收来文件和内部文 件，见图2-1。 （二）从文件的来源分 可分为上行文、平行文和下行文，见图2-2。 （三）行文关系上划分 图2-2 从行文关系上划分文书种类 从文书的制发机关和作用划分，见图2-3。 （四）从文书的制发机关和作用来分 图2-3 从文件的制发机关和作用划分文书种类 从机密程度分：有绝密、机密、秘密等， 通常称“三密”文件，见图2-4。 （五）从机密、缓急程度分 图2-4 从文件的秘密性质和阅读范围划分文书种类 缓急程度是指公文办理时的缓急情况，一般分为特急、急件两种；电报分为特提、特急、加急、平件四种。 缓急程度在使用上有两种情况，一是指 内容的贯彻紧急；二是指送达的时间紧急。当然，一般说，内容紧急的，在传送时也要求及时送达。 （五）从机密、缓急程度分 （六）从文书的性质和作用分 从文书的性质和作用分又可以分为 以下九种： 1. 规范性公文 2. 指挥性公文 3. 决断性公文 4. 报请性公文 　　 5. 知照性公文 　 6. 契约性公文 　　　7. 记录性公文 　 8. 礼仪性公文 　　　9. 计划性公文 古代有些理论著作，对公文文种作过研究，如 南朝刘勰《文心雕龙·章表》 。 南朝刘勰《文心雕龙·章表》中说：“章以谢恩， 奏以按劾，表以陈情，议以执疑。” 即“章”是用来 感谢皇上的恩典的，“奏”是用来弹劾、揭露坏人的， “表”是用来陈述下情的，“议”是用来发表不同意见。 （一）正确选择文书种类及名称的意义 不同的公文种类及名称，反映着不同的使用目 的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文 机关之间的行文关系。因此，划清各种公文种类及 名称的适用范围和界限，正确的选择与使用公文种 类及名称，对于公文的形成以及对于公文的处理， 都具有十分重要的意义。 三、文书种类及名称的选用 如何选择公文的种类及名称呢？主要是根 据以下三个方面来选择： 　　1. 根据发文机关的职责权限恰当选用； 　　2. 根据发文机关与收文机关的行文关系正 确选用； 　 3. 根据发文的具体目的和要求准确选用。 （二）文书种类及名称的正确选择 第二节 通用文书 一、法定性文书 二、机关常用文书