第3章 工作安排(课件）- 《秘书理论与实务》同步教学（东北财经大学出版社）

第3章 工作安排 学习目标 在学习完本章之后，你应该能够： 了解办公室工作安排的意义和原则； 明确办公室工作安排的重要性； 熟知办公室工作以及突发性事件的处理原则和要求； 掌握办公室日常工作以及领导日常工作安排的方法和技巧。 【引例】 3．1 工作安排的意义和原则 3．1．1 工作安排的意义 3．1．2 工作安排的原则 1）准确原则 2）迅速原则 3）保密原则 4）群众原则 5）求实原则 6）高效原则 7）协作原则 [小思考3—1] 会议室的巧安排 3．2 办公室日常工作安排 3．2．1 办公室日常工作内容 1）综合工作 2）会务工作 3）文书工作 4）随从工作 5）调研工作 6）协调工作 7）档案工作 8）机要工作 9）信息工作 10）接待工作 11）印信管理工作 12）值班工作 13）信访工作 14）后勤服务工作 3．2．2 办公室日常工作安排的基本方法 1）全面了解工作任务、初步设想工作方法 （1）充分了解即将开始的工作——全面了解某一时段的主要工作内容、工作目标、工作要求等。除此之外，还要了解它和整体工作的关系，完成工作的重要性、紧急性以及上级的特别要求等。 （2）思考以什么方法进行效率会最佳——将所了解的工作任务与单位的实际情况，工作经验等结合起来，寻找完成工作的方法，明确责任人。 2）分清轻重缓急，决定工作次序 第一阶段：先将自己想做的工作按必要性为标准，分成： A.是否是应该做的事？ B.是否是做或不做都无所谓的事? C.是否是不可以做的事？ 对于a（应该做的事），集中精力进行这些工作，至于b和c，即使自己想做也要干脆从计划中删除。秘书尤其要有能够正确判断c（不可以做的事）的能力，因为这些事和秘书职务的权限有关。 第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： A．重要且紧急的事； B．紧急但并不重要的事； C．重要但并不紧急的事； D．虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。 应该选择A（重要且紧急的事）最优先处理，接着进行B，然后才做C，剩下的D则要考虑在空余时间再处理，或请别人代理。 第三阶段：根据领导意图和秘书本身完成任务的实际能力，对于重要且紧急的事项进行再排序。在考虑领导意图的时候，有必要先了解领导决定优先顺序的习惯，懂得这一点，有利于按照领导的要求工作，上下级之间易于产生默契。假如经过上述阶段，仍不能决定优先顺序时，可直接向领导请示。 事项 审核 1．和王先生联络今天预定计划的变更 2．和司机联络今天预定计划的变更 3．拍发喜庆电报 4．复印下午的会议资料 5．准备奠基仪式 6．誊写原稿（今天截稿） 7．结算旅费 8．制作感谢信 9．整理档案 10．练习电脑打字 表3-1 优先顺序表 3）合理分配时间 整段时间——做复杂、需连续进行的工作（如文件拟写）； 零星时间——做简单、可间断的工作（如信件处理、查阅资料）； 要善于控制某些工作（如接待来访者、通电话）时间的弹性。 [案例3-1] 3．2．3 办公室日常工作安排形 1）日常工作计划表 表3-2中列出日常、一周和一个月所要完成的例行事务。有必要的话可以明确责任人和具体的完成期限。 2）日常工作清单 将要做的工作制成日常工作清单也是非常有用的，制成清单的这些工作应该区分次序，并且一旦完成立即从清单上划去（见表3-3）。 【补充阅读材料3-1】秘书的一天 日常任务 一周任务 一月任务 拆封和分发邮件 文书处理 处理一般性询问和事务 准备会议材料 准备发出邮件 收集资料 完成每周总结 检查和分发办公室文具 一周大事记 完成每月总结 该月文书汇总 该月工作会议材料汇总 信息收集和小结 表3-2 日常工作计划表 工作任务 优先级 完成情况 确认领导出差机票预定情况 ☆☆☆ 为某某研讨会准备材料 ☆☆ 文稿拟定 ☆☆ 进行办公设备的维护 ☆ … … … 表3-3 日常工作清单 3.3领导日常工作安排 3.3.1 领导日常工作安排的内容及形式 1）领导日常工作安排的内容 （1）各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。 （2）商务旅行活动。 （3）参加各类会议。 （4）到基层进行实际检查