事务25 安排上司的差旅事务 (课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务25 安排上司的差旅事务 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 了解商务旅行的基本知识，能够妥善安排上司的差旅事务。 学习内容 一、国内商务旅行安排 二、国际商务旅行安排 三、上司外出期间的秘书工作 四、上司旅行结束后 相关事务的处理 一、国内商务旅行安排 （一）了解情况 （二）准备工作 （三）注意事项 （一）了解情况 当秘书接受为上司安排商务旅行的任务后，应着重了解清楚以下情况： 1.旅行目的 2.旅行地点 3.时间安排 4.人员安排 1.旅行目的 秘书要了解清楚，上司的商务旅行是参加行业会议还是与某公司洽谈业务，或是其他的商业活动。因为，不同的旅行所需准备的资料是不完全相同的。 2.旅行地点 了解清楚本次旅行需要停留的地点，是搜集信息和预定票证等准备工作的前提。 3.时间安排 恰当安排旅行时间，是商务旅行能否顺利开展的重要保障，也是秘书预定飞机票、车票和安排住宿、接送的重要依据。因此，有关本次旅行的起程时间、在途时间、抵达时间、返程时间，都要事先了解清楚。 4.人员安排 了解清楚上司本次商务旅行的随行人员情况，也是安排旅行的一个必要前提。 （二）准备工作 1.交通工具选择 2.订票 3.预订旅馆 4.预支差旅费 5.相关资料和用品的准备 6.拟定商务旅行日程表 7.准备行李 1.交通工具选择 公路交通工具→短途旅行(≤300km) 铁路交通工具→中途旅行(300-500) 航空交通工具→长途旅行(≥500km) 2.订票 除了带车出行外，其他的出行方式都需要提前预定车票（机票），只有确认车票（机票）订好了，才能安排其他的行程。 3.预定旅馆 （1）预订途径。可以通过旅行社、旅行网站、目的地商会或当地的合作单位预订，某些航空公司也有旅馆预定业务。 （2）预订方法。告诉旅馆客人的姓名、性别、到达和离开时间、预定房间的类型、朝向以及其他的特别要求，并索取预订的确认凭证。 4.预支差旅费 旅行出发前，秘书人员还应为上司准备好充足的差旅费用。这些费用一般都可以到财务部门预支，等出差回来后再行结算。 预支的差旅费可以以现金方式交给上司，也可以存入上司的信用卡。一般来说，应该携带一部分零用现金，以备在无法使用信用卡的场合使用，其他的大额费用如住宿费等则用信用卡支付。 5.相关资料和用品的准备 （1）商务活动资料，如谈判提纲、合同草本、报价资料、工程图表、公司宣传资料、对方公司的背景资料等。 （2）办公用品，如笔记本电脑、笔、公司信笺等。 （3）旅行资料，如目的地地图或交通图、通讯录、旅行日程表等。 （4）个人用品，如身份证、工作证、手机等。 6.拟定商务旅行日程表 一份周密的商务旅行日程表一般应包括日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注等6项内容。（示例） 日程表做好后，一般要准备3份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档。 **经理商务旅行日程表 日期 时间 交通工具 地点 事项 备注 8月29日 星期一 8:50-9:30 公司派车 青岛市 去机场 鲁U12345 10:30-11:30 民航班机 途中 去上海 CA3865 11:30-12:00 A公司车辆 上海市 去宾馆 A公司接站人员电话158****1758 12:00-13:30 A公司车辆 **宾馆 午餐 A公司市场部刘经理陪同 14:00-17:00 A公司车辆 A公司 业务洽谈/参观考察 A公司市场部刘经理陪同 17:30-19:00 A公司车辆 **宾馆 晚餐 A公司总经理宴请 8月30日 星期二 9:00-9:30 A公司车辆 上海市 去机场 10:30-11:30 民航班机 途中 回青岛 CA3866 11:30-12:10 公司派车 青岛市 回公司 鲁U12345 7.准备行李 准备行李时，一定要了解清楚各种交通工具对随身行李重量的限制。目前，中国民航的规定为：头等舱票为40kg,公务舱票为30kg，普通舱票为20kg。 如果行李较多，需要托运，则需要准备比较醒目的识别标签固定在行李上，以便提取行李时使用。 （三）注意事项 1.根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。 2.准备订票时，查看最新的列车（飞机航班）时刻表。 3.订房、订票时考虑上司的个人爱好和习惯。 4.平时注意学习订房、订票的相关知识，以确保工作顺利进行。 二、国际商务旅行安排 （一）出国手续 （二）出入境检查 （三）旅行过程安排 （一）出国手续 当秘书人员接受为上司安排出国商务旅行的任务时，除了了解基本情况、做好与国内商务旅行相同的准备工作外，还应特别开展以下事项的准备工作： 1.撰写出国申请 2.办理护照 3.办理