事务24 工作计划与流程优化 (课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务24 工作计划与流程优化 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 了解工作计划的种类、内容和编制方法，掌握办公室工作流程的评价和优化措施。 学习内容 一、制定工作计划 二、确定承办期限 三、评估工作质量 四、改进工作流程 一、制订工作计划 （一）工作计划的种类 （二）制订工作计划的方法 （三）计划的内容与要求 （四）制订工作计划的程序 （五）制订与实施计划中应注意的问题 （一）工作计划的种类 1.计划的时间分类 2.计划的内容分类 1.计划的时间分类 （1）长期计划：为实现组织的远期发展目标而制订的计划，时间跨度一般为3年以上。 （2）中期计划：为实现组织的阶段性发展目标而制订的计划，时间跨度一般为1-3年。 （3）短期计划，为完成某一个具体工作项目而制订的计划，时间跨度一般在1年以内。 2.计划的内容分类 （1）政策型计划 （2）程序型计划 （3）方法型计划 （4）目标型计划 （5）规则型计划 （1）政策型计划 政策型计划是指导组织成员制定决策、确保实现既定目标、增强行动的一致性和连贯性的指导性计划。 政策型计划是所有计划中最为广泛的计划，并且它是由一个组织机构的最高管理层制订的。 （2）程序型计划 程序型计划是为了减少各部门和单位在工作方法上的混乱和无序化而制订的计划。 程序型计划涉及各主要职能部门的业务，并且影响着各部门之间的业务。 （3）方法型计划 方法型计划是为了影响个体的行为而制订的计划，它描述业务单位或部门为必须完成某项具体的任务而要采用的各种方法。 （4）目标型计划 目标型计划是对组织机构将要实现的各项目标或结果的表述。这种计划可以使管理人员对本组织的目标和部门的目标有一个清晰和简明的认识，进而根据计划及时履行所担负的组织、指导和控制职能。 （5）规则型计划 规则型计划就是为了对组织成员的个体行为进行规范而制订的计划。这种计划属于硬性规定，并详细列述了对违反行为规范的各种处罚。 （二）制订工作计划的方法 制定工作计划的方法主要包括以下几个步骤： 1.根据目标列出任务→2.划分任务的优先次序→3.标记任务的时间序列→ 4.列出完成任务的相关需求→5.明确阶段指标和时间要求→6.明确每一项任务的责任者→7.推算各阶段工作的时间段→8.明确信息沟通渠道→9.明确监督管理措施 1.根据目标列出任务 根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。 可以使用专门制作好的任务表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。 2.划分任务的优先次序 按照时间管理的ABCD法则把列出的任务排出优先次序，依次按照重要而紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急的顺序安排在计划表格中。 3.标记任务的时间序列 按照排列出的优先次序和任务之间的逻辑顺序，用数字编号标记出任务实施的时间序列，并对需要花费较多时间的工作留出充足的时间量。 4.列出完成任务的相关需求 列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力和财力。 5.明确阶段指标和时间要求 明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算出来的时间要求。 6.明确每一项任务的责任者 指明每一项任务的具体实施者和管理者，明确与任务相关的每一个人的责任、义务和权利。 7.推算各阶段工作的时间段 从最终完成的时限要求向前推算各阶段工作应何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。 8.明确信息沟通渠道 明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。 9.明确监督管理措施 明确工作进展的情况和质量如何监督和管理。 （三）制定工作计划的要求 1.时间要求明确。计划中每一项任务的开始时间、持续时间和最终完成时间都要有比较明确的规定。 2.目标要求明确。每一项任务的具体目标，都要在数量和质量两个方面提出具体要求，如为某一次活动编制几套可行性方案，编制的会议资料需要印制多少份，质量标准和用纸要求是什么。 3.资源配置明确。每一项任务所需的资源，包括场地、人员、设备、资金等，都要落到实处，随时可以调用。 4.任务责任明确。每一项任务的负责部门或承担人以及负责人都要有明确规定，以便在任务完成的过程中出现问题时及时解决。 5.监控措施明确。在计划的文件中还要写明如何监督工作的进展及其完成的质量。 （四）制订工作计划的程序 1.估量机会 2.确定目标 3.分析条件 4.拟定方案 5.评价方案 6.选择方案 7.拟定分计划 8.编制预算 1.估量机会 对机会的估量，是计划工作的一个真正起点。其内容包括： （1）对未来可能出现的机会进行初步分析，形成判断； （2）根据自己的长处和短处搞清自己在竞争者群体中所处的位置； （3）了解自己利用机会的能力； （4）列举主要的不确定因素，分析其发生的可能性和影响程度。 2.确定目标 计划工作的第一步是在估量