事务23 时间管理 (课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务23 时间管理 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 了解时间管理的有关知识，掌握工作时间表编制、工作日志管理的方法和要求，能够独立完成上司和本人的时间管理工作。 学习内容 一、时间管理的内容 二、二八定律和ABCD法则 三、个人时间管理的技巧 四、工作时间表 五、工作日志 六、其他时间管理的工具 一、时间管理的内容 时间管理是指在同样时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。通过时间管理，人们可以做到科学、有效地安排和利用时间，创造更大的价值和效率。 秘书进行有效地时间管理是协助上司合理有效地利用时间的需要，也是秘书提高自身工作效率的要求。因此，管理好时间，不仅有利于上司的工作，也有利于秘书自己的工作。 二、二八定律和ABCD法则 （一）二八定律 （二）ABCD法则 （一）二八定律 二八定律也叫巴莱多定律，是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占约20％，其余的80％都是次要的。（模型） 这个定律，已经并且不断地被事实证明： 二八定律模型 （二）ABCD法则 在时间管理上，自觉运用二八定律，把80%的时间用在20%的关键工作上，就能够事半功倍，成效显著。 时间管理的ABCD法则，就是把需要做的工作按照重要程度和紧急程度两个指标分为ABCD四类，然后针对不同类别的工作采取不同的处理措施。 ABCD四类 B A D C 紧急程度 重要程度 A类 属于既重要而又紧急的工作任务，如人事危机、财务危机、客户投诉、即将到期的任务等。 这类任务需要优先处理。 B类 属于重要但不紧急的工作任务，如建立人际关系、寻找发展机会、人员培训、制定预防措施等。 这类任务的处理应该安排在A类任务之后进行。 C类 属于紧急但不重要的工作任务，如电话铃声、不速之客、例行检查、通报性会议等。 这类任务的处理应该安排在B类任务之后进行。 D类 属于既不重要也不紧急的工作任务，如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。 这类任务的处理应该安排在C类任务之后进行，如果时间不够用，也可以不处理。 三、个人时间管理的技巧 （一）明确任务和职责 （二）区分常规非常规 （三）确定优先顺序 （四）集中准确，避免重复 （五）有效运用管理工具 （六）团队配合，提高效率 （七）按章办事 （八）分析评估，持续改进 （一）明确任务和职责 作为秘书人员，必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成，哪些工作是协助他人做的，哪些工作可以不参与，只了解个结果就行。 职责内的要集中精力出色完成，职责外的要适可而止，界限分明。 （二）区分常规非常规 作为秘书人员，要非常清楚哪些工作如处理邮件是每日都有的，哪些工作如发放办公用品是每周或定期出现的，哪些工作如上司临时交办事项是无法预料、随时可能出现的。 常规工作要按时及时圆满完成，非常规工作要未雨绸缪，有备无患。 （三）确定优先顺序 要根据时间管理的ABCD法则，判断工作的先后次序，先做重要而紧急的工作，然后按照优先顺序科学、有序、一项一项地完成工作任务。 （四）集中准确，避免重复 对于可以合并执行的工作任务，要集中起来专心致志一次完成，而不要多次重复。对于能够一次做好的工作，要开动脑筋、周密思考，争取一次做好，不要修修补补、反反复复。 （五）有效运用管理工具 时间管理工具包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，通过在上面编制日安排和周计划，可以使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或限时完成的工作，要明显标注，提醒自己无论如何都要优先完成哪些不能拖延的工作任务。 （六）团队配合，提高效率 工作时，应考虑到自己只是团队中的一员，必须与周围上下左右的同事们密切配合，才能有效提高团队的工作效率，顺利完成团队的共同目标。否则，团队内耗越大，浪费的时间就越多。 （七）按章办事 安排工作任务时，要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，而不能只凭个人的想象和爱好进行。例如，组织要求电子邮件的回复应在收到后12小时内发出，秘书就必须严格执行，据此安排自己的工作计划。 （八）分析评估，持续改进 秘书人员要尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。 通过分析，发现有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来了不便，从而得到启发，持续改进。 四、工作时间表 时间表就是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照预先拟定的进程开展行动，从而科学管理时间的有效工具。 根据所涉及的时间跨度的大小，时间表通常可以分为三种： （一）年度时间表 （二）月安排表 （三）周安排表 （一）年度时间表 1.内容 2.作用 3.编制方法 4.参考格