事务20 值班工作 (课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务20 值班工作 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 了解值班工作的方法和要求，能够独立胜任和安排值班工作。 学习内容 一、值班的概念 二、值班工作的任务 三、值班工作的基本要求 四、值班工作制度 五、编制值班表 一、值班的概念 值班，是指一个组织在正常工作时间以外安排有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理一些临时性的综合事务或专项性的特定事务。 二、值班工作的任务 （一）及时准确传达信息 （二）做好接待工作 （三）承办临时事项 （四）处理突发事件 （五）安全保卫 （一）及时准确传达信息 包括接听并记录电话，接受并登记紧急文件，收受并转送电报，答复上级单位对有关情况的询问等。 因此，值班室应保证各种通讯器材畅通无阻，并备有各部门领导人和交通、公安、消防、急救等常用电话号码表，密切保持与机关、单位负责人的联系；应掌握领导人的活动和去向，保证在遇到特殊情况的时候能够及时地通知他们，但是，未经领导人同意，不能将领导人的活动内容和去向告知无关人员。 （二）做好接待工作 对于外地来访者，要协助安排好食宿，并通知有关单位做好接待工作；对于本地公务来访或询问事情，要视情况予以答复；对于找领导人解决问题的，要根据问题的性质，做出适当处理。 在接待来访人员之后，要填写好接待记录。 （三）承办临时事项 1.承办上级通知事宜。接到上级重要指示、通知后及时向相关领导报告，并根据领导批示和处理情况，按要求向上级报告。 2.承办下级请示报告事宜。对下级来的一般性电话请示、报告，可根据有关精神给予明确答复。比较重要的，要向领导报告，并根据领导的指示进行相关处理或者转有关部门处理。 3.承办领导交办的事宜。包括传达领导对某一问题的指示、意见，下达临时性的会议通知，向上级机关或者外单位询问有关事项等。 （四）处理突发事件 如果遇到发生事故、火灾、盗窃或暴雨、地震等突发事件，值班人员要做到遇事不慌、处变不惊，能够沉着、冷静、机智、果断地加以处理，比如立即向领导报告，就近组织人力救灾抢险，或向邻近机关、单位、部队求援，或保护事故现场，或紧急转移机要文件和贵重物资等。 （五）安全保卫 办公室值班人员的安全保卫，与单位保安人员的任务不同，主要是负责夜间和节假日机关内部机密文件资料和器材的保护。 三、值班工作的基本要求 （一）值班服务守岗守时 （二）上传下达及时准确 （三）来访接待文明热情 （四）文件资料注意保密 （五）应急处理审慎果断 （六）详细填写值班日志 （四）文件资料注意保密 领导呈阅件、值班记录、重要传递件以及其他文件资料等，值班人员都要随时放入专用抽屉或保险柜内，不得让无关人员翻阅。 （五）应急处理审慎果断 接到重大突发性事件的情况报告后，值班人员要沉着冷静，按程序及时报告，并审慎果断地协助领导进行处理。 【案例】秘书小刘应对突发火灾 【案例】秘书小刘应对突发火灾 鸿运公司秘书小刘值夜班 凌晨2点闻到烧焦味道 循味搜索发现仓库着火 拨打119 报告分管领导行政经理 找出灭火器控制火势蔓延 消防车赶到 调查起火原因-老鼠咬电线 受到表扬 （六）详细填写值班日志 值班日志是值班期间有关情况的简要记录，对于值班期间处理的每一件事，包括电话处理、来人接待、突发事件处理等都要予以记录。 详细填写并妥善保存值班日志，具有十分重要的意义：首先，有利于下一班值班人员了解情况，保持上、下班工作的连续性；其次，有利于上司了解、检查和考核值班工作；最后，有利于编写情况反映、工作简报、大事记等内部资料。 **集团机械设备公司值班日志 值班时间 年 月 日（星期 ） 值班人 值班记录： 备注： 四、值班工作制度 值班制度是要求值班人员共同遵守的规程或行为准则，是做好值班工作必不可少的措施。主要包括： （一）信息处理制度 （二）岗位责任制度 （三）安全保密制度 （四）交接班制度 （五）请假制度 【阅读理解】**运通公司值班管理制度 （一）信息处理制度 包括对各种渠道传递过来的信息的基本处理程序，比如下级单位用电话报送一条信息，值班工作人员应当如何记录、登记，哪一类信息应报哪一级领导等。 （二）岗位责任制度 用于规定值班工作人员在值班期间所拥有的权利、义务和应承担的责任。 （三）安全保密制度 包括值班期间接触到的涉密信息材料如何保管、如何传递等。 （四）交接班制度 由于值班工作是轮流进行的，有些事在一个班次内办理不完，就要交给另一个班次的值班人员办理。交接班制度就是用来规范这些交接班行为时间、内容和方式的制度，其内容主要包括： 1.交接时间和内容 2.交接方式 3.交接纪律 1.交接时间和内容 接班人员应提前20