事务19 介绍信管理和零用现金管理 (课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务19 介绍信管理和 零用现金管理 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 了解介绍信和零用现金管理的基本技巧，能够独立胜任介绍信和零用现金管理工作。 学习内容 一、介绍信管理 （一）介绍信的种类 （二）介绍信的内容 （三）介绍信的管理 （四）介绍信的填写要求 （五）介绍信的用印 二、零用现金管理 （一）零用现金的概念 （二）零用现金的获取 （三）零用现金的管理 （四）零用现金的周转 （五）注意事项 【案例分析】 这笔账怎么记 （一）介绍信的种类 从写作格式来看，介绍信主要有两种： 1.便函式介绍信 就是像书写便函一样将内容手写或打印出来的介绍信。但无论手写还是打印都要使用带有单位名称的信笺纸。（示例） 2.两联式介绍信 就是由出具联和存根联两部分组成的介绍信。一般都是先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需填上相应的内容即可。（示例） 便函式介绍信示例 北海集团机械设备公司 介绍信 漯钢集团有限公司： 兹有我公司业务经理郑伟前往贵公司联系钢板购销业务，请接洽。 二〇〇八年九月八日 （有效期：10天） 两联式介绍信示例 No.0035981 北海集团机械设备公司介绍信 （存根联） ： 兹有我公司 等 人前往贵公司联系 事宜，请接洽。 年 月 日 （有效期： 天） No.0035981 北海集团机械设备公司介绍信 （出具联） ： 兹有我公司 等 人前往贵公司联系 事宜，请接洽。 年 月 日 （有效期： 天） （二）介绍信的内容 不管是便函式还是两联式，介绍信的内容都不外乎称谓、持信人职务和姓名、同行人数、接洽事项等几部分组成。 （三）介绍信的管理 1.申请审批 2.领用登记 3.未用退回 4.丢失报告 5.存档备查 6.严禁空白 [小帖士] 出借公章介绍信的法律责任 [案例] 帮忙帮出来的麻烦 1.申请审批 根据不同的用途，介绍信使用者要先提出书面申请，由本组织负责人或部门负责人签字批准后，到秘书部门开具。 2.领用登记 发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。两联式介绍信可在存根上签字，便函式介绍信在专用登记表上签字。 ××集团机械设备公司介绍信领用登记表 序号 领用时间 用途 前往单位 有效 期限 使用人 领取人 备注 3.未用退回 介绍信开出后未用，应交回保管人员，粘贴在存根上，或者在“介绍信领用登记表”的“备注”栏内注明退回。 4.丢失报告 介绍信持有人将介绍信丢失，应及时报告，涉及重要事项的应及时通知前往办事的单位，防止冒名顶替。同时，介绍信管理人要在介绍信存根或者“介绍信领用登记表”上注明丢失情况。 5.存档备查 介绍信发放登记表、介绍信存根要与作废的介绍信粘在一起，妥善保存一定时间，以备查考。 6.严禁空白 在介绍信的管理过程中，应严禁开具空白介绍信，因为这种介绍信脱离了管理人员的监督，其使用范围和用途不一定符合管理者的意图。 如果确系工作需要，必须履行领导人亲笔签署意见的手续，并尽可能填写办事人姓名、待办事项及有效期限等能够事前填写的项目，只留下称谓部分由经办人员填写，将空白介绍信的风险控制在最低限度。 [小帖士] 出借公章介绍信的法律责任 根据最高人民法院《关于审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》，个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不承担赔偿责任。 [案例] 帮忙帮出来的麻烦 青海集团机械设备公司秘书刘晓的朋友郑伟找刘晓帮忙借用盖了公章的空白介绍信和空白合同，并许以重诺，刘晓满足了郑伟的要求