事务16 邮件处理 (课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务16 邮件处理 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 掌握处理邮件的一般方法和步骤。 学习内容 一、邮件的种类 二、邮件的收取 三、邮件的分拣 四、邮件的拆封 五、邮件的登记 六、邮件的办理和传阅 七、邮件的寄发 一、邮件的种类 （一）按照处理时限划分 （二）按照处理手续划分 （三）按照内件性质划分 （四）按照赔偿责任划分 （五）按照运输方式划分 （一）按照处理时限划分 1.普通邮件：按一般时限规定传递处理的邮件。 2.邮政快件：一种优先处理，具有明确的时限要求，限时到达的邮件。 3.特快专递邮件：以最快速度传递并通过专门组织收寄、处理、运输和投递的邮件。 （二）按照处理手续划分 1.平常邮件：收寄时不出具收据，处理时不登记，投递时不要收件人签收。 2.给据邮件：收寄时出具收据，处理时进行登记，投递时要收件人签收。 （三）按照内件性质划分 1.函件：以传递信息为主要目的的邮件，主要包括信函、明信片、印刷品和盲人读物等。其中在市属区或者县城城关范围内互寄的称为本埠函件，在这个范围以外互寄的称为外埠函件。 2.包裹：以转移实物为主要目的的邮件，主要包括民用包裹、纸质品包裹和商品包裹等。 （四）按照赔偿责任划分 1.保价邮件：邮局承担按照保价额赔偿的责任； 2.非保价邮件：邮局按邮电部规定的限额承担赔偿责任或不承担赔偿责任。挂号函件、快件都可以作保价邮件收寄。民用包裹、商品包裹必须作保价邮件收寄。 （五）按照运输方式划分 1.水陆路邮件：利用火车、汽车、轮船等交通工具运输的邮件。 2.航空邮件：全程或一段利用飞机运输的邮件。 二、邮件的收取 （一）普通邮件的收取 1.坐收 2.自取 （二）特殊邮件的收取 1.坐收 所谓坐收，就是指在设有传达室或收发室的单位，由邮递员把邮件投送到传达室，再由传达室送到办公室。 在这种情况下，秘书人员应注意邮件到达自己办公室的时间规律，尽量不要在邮件到达时离开办公室，如不能避免，应请人代收。 2.自取 对于租用邮局的信箱对外联系的单位，邮局只负责把邮件送到单位所租的邮箱，秘书人员需要亲自到邮局开启信箱取回邮件。 自取邮件，需要注意以下三点： （1）开箱次数与投递次数保持一致，并尽可能在时间上与送达时间合拍； （2）专事专办，取出邮件后不再去办其他事情； （3）准备包装袋，方便携带，避免散落。 （二）特殊邮件的收取 如果公司使用电子邮件、传真、电传等邮件系统，秘书人员每天到达办公室的第一件事就应该是检查电脑里的电子信箱和传真机、电传打字机等设备，查看晚上是否有邮件传过来。 对于重要电子邮件，可以打印出来呈送上司；对于一般电子邮件，则可以转发给相关部门或个人。 电传打字机 用打字的方式直接拍发和自动收录电文的电报通信用户设备，简称电传机。通常由键盘、收发报器和印字机构等组成。 电传有如下特点： （1）方便迅速：可安装在办公室内； （2）操作简单：只要会打字就能用； （3）自动收发； （4）高效经济：每分钟可打400个符点，每分钟可传送大约67个单词。 三、邮件的分拣 邮件 私人 邮件 公务 邮件 本部门 邮件 外部门 邮件 四、邮件的拆封 对于收件人为本单位和本部门的邮件，秘书人员应拆封阅读后进行处理。拆封时要注意以下几点： （一）明确权限； （二）先磕后拆； （三）清查核对； （四）重要邮件保留信封； 【情景案例】细节与全局 清查核对 清查：确保取出信封内的所有东西。 核对：信封与信纸上的地址、电话是否一致；信件正文中的附件说明与实有附件是否一致； 细节与全局 五、邮件的登记 对于比较重要的邮件，秘书人员应逐件在“收件登记簿”上登记，然后根据邮件内容的要求进行进一步处理。 收件登记簿 收件编号 收件日期 邮件名称（或主题） 发件单位（人） 备注 六、邮件的办理和传阅 （一）邮件的办理 （二）邮件的传阅 （三）呈送邮件的注意事项 （四）上司不在时邮件处理 （一）邮件的办理 1.职权内及时办理：对于办公室职权范围内可以办理的信件，办公室人员应马上办理，并及时答复对方。 2.职权外先批后办：对于办公室职权范围内无法办理的信件，秘书人员应在信件前面加贴“邮件批办单”，并填写“拟办意见”后送领导批示，经领导批示后迅速办理或者转送给其他承办部门处理。 邮件批办单 邮件批办单 邮件名称 发件单位 收件时间 领导批示： 年 月 日 拟办意见：