事务15 会议室和办公车辆管理(课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务15 会议室和办公车辆管理 学习目标 学习内容 课后练习 学习目标 掌握预定会议室和办公车辆管理的工作技巧，能够熟练地进行会议室和办公车辆管理。 学习内容 一、会议室管理 二、办公车辆管理 一、会议室管理 （一）会议室的种类 （二）会议室的管理权限和使用范围 （三）会议室的管理原则 （四）会议室的管理办法 （一）会议室的种类 1.规模分类 （1）小型会议室：15～30㎡，≤20座 （2）中型会议室：30～80㎡，20～60座 （3）大型会议室：≥100 ㎡，≥100座 2.功能分类 （1）接待室：小型会议+日常接待 （2）多功能会议室：中型会议+舞会+宴会 （3）报告厅：带有主席台的大型会议室 （二）会议室的管理权限和使用范围 1.管理权限： （1）调配管理-秘书部门； （2）安全、卫生、服务-物业公司； （3）音响、视频设备-技术部门。 2.使用范围： （1）决策层会议； （2）部门会议； （3）接待活动； （4）全体会议和大型公关活动等； （三）会议室的管理原则 1.内宾让外宾 外事接待＞日常业务接待 2.中层让高层 决策层＞执行层 3.临时让预约 提前预约＞临时申请 4.时间有余量 预留间隔时间以应对会议超时、场所清理和会议准备。 （四）会议室的管理办法 1.预约办法 2.设备操作 3.临时使用 4.使用纪律 5.使用登记 1.预约办法 （1）提前预约：至少提前一天提交预约登记表并注明要求，以便通知相关部门。 （2）冲突处理：坚持原则，统筹安排。 （3）变更预约：预约内容变更需及时通知秘书部门，以便进行相应安排。 会议室预约登记表 预约部门 预约时间 预约地点 会议名称 参加人数 会务要求 审批人 审批意见 经办人签字： 年 月 日 2.设备操作 （1）会前操作。技术人员需在会前半小时开启调试音响、视频设备。 （2）会中操作。根据现场情况随时调整设备状态。 （3）会后操作。关闭检查相关设备。 3.临时使用 因紧急情况需要临时性使用会议室时，必须经秘书部门主管同意，并填写“会议室使用登记表”，而不得随意闯入擅自使用。 4.使用纪律 （1）保持安静。保持安静，禁止大声喧哗。 （2）爱护设施。造成室内设施、物品损坏丢失的，一律照价赔偿。 （3）保持卫生。禁止吸烟，不准乱扔纸屑、果皮等杂物。 5.使用登记 使用结束，使用部门应按照要求填写好“会议室使用登记表”，并请责任人（经办人）签字确认。 会议室使用登记表 使用部门 使用时间 使用地点 会议名称 参加人数 使用情况 经办人签字： 年 月 日 二、办公车辆管理 （一）办公车辆的使用范围 （二）办公车辆的管理和使用 （三）办公车辆的调配原则 （四）办公车辆的维修保养 （五）办公车辆的油料管理 （六）驾驶员管理 【小贴士】精英座驾“三剑客” （一）办公车辆的使用范围 1.领导用车：上下班、公务联络、出席会议等。 2.接待用车：接站、送站、参观游览、外出就餐等。 3.重要活动用车：周年庆典、开放参观、大型会议等。 4.其他公务用车：部门公务用车等上述情况以外所有用于保证组织正常运转的公务活动用车。 （二）办公车辆的管理和使用 办公车辆由办公室进行统一管理。管理办法一般为： 1.用车申请：填写“用车申请单”→有关领导审查签字→办公室主任同意→秘书安排。 2.凭单出车：除高级领导用车外，其他用车均实行出车通知单制。驾驶员凭单出车并报销相关费用。 3.统一缴费：交强险、车船税、商业险等车辆税费由办公室统一办理。 **集团用车申请单 用车部门 用车时间 用车理由 目的地 备注 经办人签字： 年 月 日 **集团出车通知单 车辆号牌 驾驶员 出车时间 目的地 备注 派车人签字： 年 月 日 （三）办公车辆的调配原则 1.优先保证公务用车 公务用车>个人用车 2.先紧急后一般，先高层后中层 紧急公务>一般公务 高层领导用车>中层领导用车 3.提高车辆利用率 在不影响公务用车的前提下，可在组织内部出租。