事务06 团体接待(课件）- 《秘书实务管理》同步教学（东北财经大学出版社）

事务06 团体接待 学习目标 学习内容 课后练习 课堂模拟 学习内容 二、制定计划 三、安排迎送 四、安排食宿 五、安排参观、 游览和娱乐 六、注意事项 一、基本要求 一、基本要求 （二）厉行节约，经济实惠 （三）规范操作，周到细致 （四）高效机动，紧张有序 （一）健全制度，按章办事 （五）服务热情，仪表庄重 （一）健全制度，按章办事 2006年10月20日，两办印发了《党政机关国内公务接待管理规定》，对公务接待的范围、原则、标准、程序、要求、监督等做出了明确的规定。每一个社会组织都应根据或参照这一规定，结合本地区、本行业的实际情况，制定本单位的具体实施办法，并严格执行，使接待工作科学化、制度化、规范化，做到接待工作有章可循、有法可依。 （二）厉行节约，经济实惠 在餐饮、住宿方面，要精打细算，对不同的接待对象执行不同的标准，避免铺张浪费。一般不安排来宾住高档豪华宾馆，不吃天价宴席，一般不将来宾带到豪华娱乐场所消费；提倡用地方特色菜肴招待客人，既能使客人了解当地的饮食文化，又体现了节约精神；要控制陪客吃饭人数，严禁“一个客人十多人陪”的现象。力争少花钱多办事，让领导和来宾都满意。 （三）规范操作，周到细致 一是要认真细致地做好接待准备工作，每一个环节、每一个细节都要考虑周全，准备充分。 二是在接待过程中，要根据接待方案逐一认真实施，一丝不苟，滴水不漏，确保接待工作中的每一项内容都能落实到位。 三是接待任务完成后要及时认真总结，找出存在的问题，提出整改措施，精益求精，不断提高接待工作水平。 （四）高效机动，紧张有序 在实际接待过程中，常常会有一些意想不到的事情发生，比如来宾人数有变化、到达时间推迟、参观路线临时改变等等。这些都要求我们在短时间内迅速做出正确的判断，采取行之有效的应对措施。因此，接待人员一要头脑灵活，随机应变，能够根据变化迅速调整接待方案；二要沉着冷静，准确掌握不断变化的情况，及时果断处理；三要高效工作，雷厉风行，保证各项应对措施迅速落实到位，真正做到有条不紊、忙而不乱。 （五）服务热情，仪表庄重 一个社会组织能否给来宾留下良好的印象，除了看这个组织本身的发展和建设水平外，接待人员的素质也是一个重要因素。因此在接待过程中，接待人员要注重接待礼仪，着装符合礼仪要求，操作规范标准，举止庄重大方，言谈热情文明，注意把握分寸和尺度。对来宾提出的任何问题或要求，都要做出热情、礼貌的回应。做到朴实、热情、真诚，使来宾有宾至如归的感觉。 二、制定计划 （一）了解来访目的 （二）掌握基本情况 （三）确定接待规格 （四）草拟接待计划 （五）协调相关部门 （六）征求对方意见 （七）报请上司审批 （一）了解来访目的 1.通过对方的访问预约函了解； 2.通过电话询问对方了解； 3.通过上司或有关人员了解； （二）掌握基本情况 1.来访单位基本情况：单位全称、业务范围、发展态势； 2.来访团体基本情况：来访人数、名单、性别构成、职务构成、民族构成、宗教信仰等； 3.主宾基本情况：个人爱好、性格特点、职业特长等； （三）确定接待规格 1.接待规格的概念和种类 （1）高规格接待； （2）对等接待； （3）低规格接待； 2.接待规格的确定 （1）考虑客人身份和来访目的； （2）考虑双方的利益关系； （3）考虑人员临时变化； （4）考虑上次接待标准； （5）秘书提出建议上司最终决定； （四）草拟接待计划 接待计划的内容主要有四项： 1.接待规格：包括主陪、副陪、住宿、用车、餐饮的规格； 2.工作人员：用于承担来访前的准备工作、来访期间的联络沟通和协调服务工作； 3.日程安排：包括从迎接到送别的所有活动内容，要以表格形式详细列出。 4.经费预算。 青海集团计算机公司**接待活动日程安排 日期 时间 活动内容 地点 参加人员 备注 4.经费预算 （1）工作经费：包括租借会议室、打印资料等费用； （2）住宿费； （3）餐饮费； （4）劳务费：包括讲课、演讲、加班等费用； （5）交通费； （6）参观、游览、娱乐费用； （7）礼品费； （8）宣传、公关费用； （9）其他费用。 （五）协调相关部门 接待计划涉及本单位哪个部门，秘书都要事先与之商量沟通，商定接待的时间、涉及的内容、接待地点、参加人员等。 （六）征求对方意见 日程安排初步定好后，要征求来访者的意见，尽量满足对方提出的合理要求。对于实在难以办到的事情，要如实向对方解释清楚。 （七）报请上司审批 接待计划是由秘书草拟的，但只有经过上司审定批准才能实施。 一般来说，经双方认可并经上司批准的接待计划就不能再轻易地改动了。 三、安排迎送 （一）迎送车辆安排 （三）送站安排 （二）接站安排 （四）交通安全保障 （一）迎送车辆安排 在制定接待计划的时候，秘书人员就要根据来访团体的人