模块四 办公室会务管理(课件）-《办公室事务管理》同步教学（中国人民大学出版社）

模块四 办公室会务管理 4 项目一 会议的筹备 1 项目二 会务组织管理与文字工作 2 办公室会务管理 能力目标 能够拟订会议的筹备方案。 能够选择会议地点、预定会议室。 能够熟练布置一般会场。 能够按要求发送会议通知制发会议证件、发放会议文件资料及用品。 知识目标 熟悉会议的分类。 了解会议的申报、审批。 掌握会议预案的基本要素。 熟悉会议证件及会议资料的基本制作要求。 学习目标 项目一 会议的筹备 拟定会议预案 2 会前组织准备 2 项目一 会议的筹备 会议基本认知 1 案例导入 一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。 思考题：本案例中，会务准备方面存在哪些问题？ 会议准备：细致、周密 案例导入 金州公司准备在本市的新天地大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是6月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，金州公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚…… 会前准备如何做 案例导入 思考题： 1.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2.假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3.向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4.召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？ 5.有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何？ 会前准备如何做 任务一 会议基本认知 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 理论导读 会议的种类 会议规模 会议性质 时间 媒介 大型、中型、小型 规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议 常规型定期会议、非常规型不定期会议 电话会议、电视会议、计算机会议 会议的申报与审批 会议申报与审批的形式 会议审批的原则 口头申报形式 书面申报形式 会议申报形式 精简从严 “一支笔”的原则 指导会务工作的原则 准备充分 1 组织严密 2 服务周到 3 确保安全 4 任务二 拟定会议预案 会务工作主要内容 1．会议预案； 2．会议文件准备； 3．会议通知； 4．会前检查； 5．会间调度； 6．会后整理。 拟定会议预案 1．会名 2．会议时间 3．会场 4．出席范围 5．会议票证 6．职责 分工 7．会场布置 8．主席台 9．会议议程 10．经费预算 11．选举投票组织工作 12．发奖组织工作 13．集体摄影 14．特殊活动的安排 任务三 会前组织管理 会前检查 议题收 集整理 文件 准备 文件 管理 会间 调度 能力目标 能够做好签到及座位引导工作。 学会会议服务礼仪。 能熟练使用会议常用设备。 熟悉并掌握会议材料的制作。 能够做好会务协调工作。 能够做好会议的总结工作。 知识目标 了解会议组织的工作方法的变革。 熟悉会议服务的基本要求。 熟悉会议的文字工作（简报、纪要、工作规程、总结等）。 了解会议评估的基本方法。 学习目标 项目二 会务组织管理与文字工作 会议服务与工作规程 1 会议组织与控制 2 项目二 会务组织管理与文字工作 会议的文字工作 3 （一）准备充分 （三）服务周到 （二）组织严密 （四）安全保障 1．拟定会议计划；2．制定会议预案；3．准备会议材料；4．发送会议通知；5．布置会场；6．座次排列；7．制发名册与证件 1．签到工作；2