项目11 宴会安排(课件）-《会议管理实务》同步教学（中国人民大学出版社）

项目十一 宴会安排 2 项目十一：宴会安排 知识目标 掌握宴会安排的方案知识 掌握宴会安排的席次与座次知识 掌握宴会安排的礼仪知识 掌握宴会邀请函与邀请卡写作的格式与技巧 掌握处理宴会突发事件的相关知识 能力目标 能撰写宴会安排的会议方案 能安排宴会的席次 能安排宴会的座次 能符合礼仪的组织宴会 能撰写邀请卡、邀请函 能处理突发事件 3 一、任务描述 1、情境导入 为迎接公司成立100周年，董事会年初就组建了一个庆典活动筹备小组，具体负责筹划企业百周年纪念活动，包括编印公司史志和画册，布置企业发展陈列室，举办中国调味品发展论坛，召开纪念大会、新闻发布会、产品订货会、联欢晚会等。这期间，有一项重要的任务由今年刚分配到企业担任见习秘书的黄小丽负责，那就是活动期间所有的宴请接待安排。 4 一、任务描述 2．训练任务 撰写份正式宴会的准备方案 1 对宴会主桌席次进行安排 3 对宴会的桌次进行安排 2 迎送宾客礼仪程序 4 拟写宴会邀请卡或请柬 5 5 二、任务实施 任务1——要素分解 1 2 3 4 确定宴会的目的及对象 确定宴会的地点以及时间 按名单发送邀请函和请柬 会前检查准备工作，并制定应急预案 6 知识链接 宴请形式 （1）宴会 （2）招待会 （3）茶会 （4）工作进餐 7 知识链接 宴会 宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。 国宴是国家元首或政府首脑为国家的庆典，或为外国元首、政府首脑来访而举行的正式宴会，因而规格最高。 正式宴会除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。 便宴，即非正式宴会，这类宴会形式简便，可以不排席位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。便宴较随便、亲切，宜用于日常友好交往。 8 知识链接 招待会 招待会是指各种不备正餐较为灵活的宴请形式，备有食品、酒水饮料，通常都不排席位，可以自由活动。常见的有： 　冷餐会（自助餐） 　酒会 又称鸡尾酒会 近年国际上举办大型活动采用酒会形式渐普遍。庆祝各种节日、欢迎代表团访问，以及各种开幕、闭幕典礼，文艺、体育招待演出前后往往举行酒会。 9 知识链接 有关宴请活动的几项组织工作 （1） 确定宴请目的、名义、对象、范围与形式 确定邀请名义和对象的主要根据是主、客双方的身份，也就是说 主客身份应该对等 。 邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪。 邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼、以至对方是否有配偶都要准确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家要否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。 10 知识链接 有关宴请活动的几项组织工作 （2） 确定宴请时间、地点 宴请的时间应对主、客双方都合适。 注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。 官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定 11 知识链接 有关宴请活动的几项组织工作 （3） 订 菜 宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌 。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制菜单。 12 知识链接 工作人员应提前到现场检查准备工作 如是宴会，事先将座位卡及菜单摆上。座位卡置于酒杯或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内。菜单一般放在餐具右侧。 现场还可在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每人的位置。 如有讲话，要落实讲稿。 13 二、任务实施 任务2——要素分解 2确定 主桌人员 1确定 人数 5其他 人员 4其他 桌位 3主桌 位置 宴会 安排 宴会的桌次 14 知识链接 宴请活动现场布置 宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓红灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。 宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌（桌次布置见图二）。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。 15 二、任务实施 任务3——要素分解 步骤1：确定主桌人员 步骤2：确定主桌的身份 步骤3：确定席次 16 知识链接 宴会主桌席位安排 桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。席位排妥后着手写座位卡。 外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。 我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。 17 二、任务实施 任务4——要素分解 步