项目7 布置经理办公会(课件）-《会议管理实务》同步教学（中国人民大学出版社）

项目七 布置经理办公会 2 项目五：布置经理办公会 知识目标 掌握会议文件及档案分类、整理的相关知识 掌握渲染会议气氛的相关知识 复习会议记录的相关知识 能力目标 能做好会前及会后文件的收集、整理工作 能根据会议性质合理布置会场 能做好会议记录 3 一、任务描述 1、情境导入 今天是星期一，公司召开例行经理办公会。参加会议的有公司正副经理，办公室主任，各部门经理。公司领导将在会议上听取各部门的汇报并安排公司工作，传达公司的一些重要文件和指示。要求做好会议的服务。 4 一、任务描述 2．训练任务 办公会文件的准备及归档 1 完成会议记录 3 会场布置 2 5 二、任务实施 任务1——要素分解 检查文件数量、校对文件内容、核实文件等级 检查经理发言用的讲稿和演示文稿 按公司文件分发要求提前发放、登记文件 。 收集、整理相关文件资料 立卷、归档 6 知识链接 收集会议文件资料的要求 [1]确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。 [2]收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 [3]选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 [4]与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。 [5]收集整理过程中要注意保密。 7 知识链接 需收集的文件资料 [1]会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传 [2]交流性文件、参考说明文件、会务管理性文件。 [3]会议期间产生的文件。包括决定、决议方案、提案会议记录、会议简报等。 8 知识链接 根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是： [1]与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。 [2]上述会议的参考文件资料。 [3]上述会议出席、列席、分组名单。 [4]上述会议的议程、日程和程序。 9 知识链接 [5]上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录。 [6]上述会议的会议记录、发言稿、简报、 快报、纪要及其复印稿。 [7]领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复印稿。 [8]上述会议的选举材料。 [9]上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。 [10]上述会议的证件。 10 知识链接 [11]上述会议的记录表。上述会议的总结情况。 [12]会议总结。 [13]与会人员名单、联系方式。 [14]其他有关资料。 此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。 11 知识链接 会议文件立卷的基本原则和方法 基本原则是“一会一案”。 编制案卷目录 会议立卷的方法 灵活运用文件的特征立卷 12 二、任务实施 任务2——要素分解 打扫会议室并通风，检查桌椅；打开会议设备并调试空调 分发姓名牌，发放饮料、茶具、纸笔、文件袋 将经理发言稿的PPT放进计算机里调试，从头到尾放一遍 检查照明设备、饮用水及其他会议特殊用品 总结本任务操作过程 13 知识链接 会议必备用品 指文具用品、桌椅、台布、茶具、计算机、扩音设备、投影仪、空调等。会议特殊用品是指摄录像设备、票箱、标语横幅、鲜花等。 14 知识链接 会议环境布置的基本要求 强化主题 勤俭节约 15 知识链接 会场布置 ①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光 16 二、任务实施 任务3——要素分解 步骤1：调试计算机、速录机、录音笔、摄像机、照相机 步骤2：使用速录机和计算机进行会议记录 步骤3：进行录音录像 步骤4：进行一段文字和图片的处理并打印成文 17 二、任务实施 会议记录的要素结构（复习） 新世界公司会议记录 会议名称：××××××××× 会议时间：二○××年×月×日×时 会议地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：××××××××××××××…… 缺席人：××××××××××…… 主持人：总经理×× 记录人：办公室主任刘×× 18 会议记录的要素结构 一、议题 主持人发言：××× 二、讨论 与会者发言：××× 三、决定 散会 主持人：×××（签名） 记录人：×××（签名） （本次会议记录共×页） 19 知识链接 一般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要