项目1-拟写会议方案(课件）-《会议管理实务》同步教学（中国人民大学出版社）

项目一 拟定会议方案 W W W . E D U 1 2 . C O M 2 项目一：拟定会议方案 知识目标 掌握会议通知的写作要求 了解会议方案的概念和格式 明确会议记录的格式与写作要点 了解准备会议议程所需要的资料，并能有序整理 能力目标 能熟练拟写会议通知 能拟写会议筹备方案 能制作会议记录模板，并能正确、全面进行会议记录。 能制定会议议程，并熟练掌握其合理次序 3 一、任务描述 1、情境导入 新世界公司经理办公会决定于20××年1月7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模和会期等因素，拟写相关的会议文书。 4 一、任务描述 2．训练任务 拟写会议通知 1 制作会议记录模板 3 拟写会议筹备方案 2 准备会议相关文件 4 拟定会议议程表 5 5 二、任务实施 任务1——要素分解 1 明确 会议目的及议题 2 确定 会议时间地点 参会人员 及其他事项 3 明确 会议通知格式规范 6 知识链接 会议通知 会议通知按形式分，有口头通知和书面通知； 书面通知：以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。 会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 会议通知的格式 参考例文： 关于召开2006年颜料行业工作会议的通知 7 知识链接 会议通知的内容 会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举行。内容一般包括：会议名称，召开的根据和目的，会议的时间、地点和报到的时间、地点、会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与注意事项等，收费标准，乘车路线，联系单位（联系人、联系电话）等。 8 二、任务实施 任务2——要素分解 后勤 服务 预算 议程 人员 会议 拟写 会议筹备方案 9 知识链接 会议筹备方案 会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜 在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作方案要点齐全，体现出总体方案的特点。 由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。 参考例文： ××股份有限公司第三次股东代表大会会议方案 10 知识链接 会议方案的结构 标题（召开单位+会议名称+文种） 会议方案 正文（开头+主体+结尾） 签署发文机关、日期 11 知识链接 会议方案的正文写法 开头部分应写明开会的原由、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等， “指导方针”、“总体设想”部分 会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中“主要目标”、“实施步骤”和“政策措施”三项。 结尾语部分的写作，要根据 会议方案 的性质而定 。 12 二、任务实施 任务3——要素分解 新世界公司会议记录（要素结构） 会议名称：××××××××× 会议时间：二○××年×月×日×时 会议地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：××××××××××××××…… 缺席人：××××××××××…… 主持人：总经理×× 记录人：办公室主任刘×× 13 任务3——要素分解 一、议题 主持人发言：××× 二、讨论 与会者发言：××× 三、决定 散会 主持人：×××（签名） 记录人：×××（签名） （本次会议记录共×页） 14 知识链接 一般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。 另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。 15 知识链接 会议记录的内容 这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面： 会议的议题、宗旨、目的； 会议议程； 会议报告和讲话； 会议讨论和发言； 会议的表决情况； 会议决定和决议； 会议的遗留问题。 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。 16 二、任务实施 任务4——要素分解 搜集 会议文件 销售目标 及人员招聘 的相关材料 销售二部 经理人的 个人资料 东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题 人员名单 17 任务5：拟写会议议程表——实施步骤 步骤1：公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行 步骤2：宣布议程。 步骤