3.1办公室接待工作概述（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第三章　办公室接待室工作 学习目标 知识点： 1、了解接待工作的内容和特点 2、掌握接待工作的操作规范和要求 能力点： 1、掌握具体接待工作的方法 2、能区分接待对象，确认不同的接待规格 3、根据不同的接待对象，区分相应的接待方法 素质点： 1、培养灵活多样的接待技巧和应变能力，提升秘书人员素质 2、培养全局意识和服务意识 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第一节 办公室接待工作概述 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 何秘书是一位刚参加工作不久的新人，这天上午她正在办公室里忙碌准备下午公司的招聘面试会，到时候会有20几个人参加，她把参加面试的人员名单打印了一份出来，并通知面试人员下午面试的时间和地点。这时突然传来一阵敲门声，何秘书头也没抬的说了声“进来”,又继续打电话。 “何秘书，在忙什么呢，这么认真啊。”背后一个声音传来。 何秘书回头一看，原来是与公司有长期合作关系的某酒店的马总，“哎呀，马总，你有什么事吗？” “呵呵 ，不是你们老板约我今天来结账吗？还是你给我打的电话。” “啊，对对，我马上带你去。”何秘书拍拍脑袋，急急忙忙带马总去老板办公室，到了老板办公室门口，何秘书说马总你自己进去吧，我们老板在里面呢，说完就走了。回到办公室何秘书又继续忙自己的事，这时市场部的王经理带了位客户过来。原来是上次来过的跟老板谈下半年销售合作事项的宏达公司的胡总，王经理问何秘书“老板在么？”,何秘书说：“在呢。” “那我们进去了。”王经理说，何秘书“哦”了声就继续做事。过了一会办公室内线电话响起，何秘书抓起电话问：“找谁啊？”，对方在电话里说：“何秘书，麻烦你倒四杯茶过来。”“啊 ，四杯？好好，马上来。”原来是老板的电话。何秘书马上找出茶杯去泡茶，一倒水发现水流出来了，原来是一个杯子底部破了，她又赶紧换了个杯子，等她把茶水准备好想送过去时，发现老板已经把客人送出来了。何秘书端着茶进也不是，退也不是，尴尬的站在那儿。 下班时，老板要何秘书晚上把公司的相关工作制度好好看看，明天早上交一份体会给他。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 1、何秘书在这次接待工作中哪些地方出了问题？ 2、如果你是何秘书，你会如何认识并做好接待工作？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 何秘书在这次接待工作中，首先没有注重接待工作的礼节，尽管工作很忙，但是对于每位来访客人都应有起码的礼貌，因为一个秘书代表的是公司的形象，其言谈举止已不是个人的行为。其次何秘书对接待工作的流程缺乏相应的认识，没有充分做好接待工作的准备，在同时接待两起来客时，应该要注意处理的先后顺序，不应该把两批客人同时带到老板办公室，造成老板工作的被动。她可以先请王经理和客人先在办公室稍候，给客人准备好茶水，让王经理代为招呼客人，自己则应立即向领导汇报，在得到老板的指示后再做下一步的工作安排。　　　　　　　　 接待工作是秘书的一项非常重要的工作，接待工作的好坏直接影响到整个单位组织的工作进程。接待工作看似简单，其实又是非常复杂的，因此，有人说，接待工作是一门艺术，它有一定的程序可以遵循，但是又要随机应变，灵活处理。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 接待的概念与种类 会说 会写 会做事 会做人 接待是指对来访者给予相应的服务的活动。根据不同的对象，不同的来访目的，接待的工作的分类也各不相同，具体的有： 按接待对象不同，分为内宾接待和外宾接待。 按接待规格的不同，分为高规格接待、对等接待、低规格接待。 按来访者意图的不同，可分为会议接待、视察接待、参观接待、公务接待和其他接待。 按来访者的形式的不同，可分为计划性接待、随机接待。