3.2计划性接待工作（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第三章　办公室接待室工作 学习目标 知识点： 1、了解接待工作的内容和特点 2、掌握接待工作的操作规范和要求 能力点： 1、掌握具体接待工作的方法 2、能区分接待对象，确认不同的接待规格 3、根据不同的接待对象，区分相应的接待方法 素质点： 1、培养灵活多样的接待技巧和应变能力，提升秘书人员素质 2、培养全局意识养成严谨、规范的办公室接待工作习惯 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第二节 计划性接待工作 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 2004年宏运纸业有限公司长沙分公司经营颇有成效，实现经济效益翻番。为表彰长沙分公司的取得的成绩，总公司决定派公司副总王维、销售部主管张德成以及办公室秘书于芬一行三人到长沙来检查工作，交流经验。 长沙分公司的秘书马韵璇接到接待任务后，马上到主管办公室请示工作，了解详细的情况后，她认真拟写了接待方案，交给老板审核同意后及时通知相关责任人，并把各自的工作任务以表格的形式打印出来交到个人手中，她提前打电话到华天大酒店为检查小组预定了房间，并特意吩咐宾馆服务员注意把他们的房间楼层调高，因为王总有轻微的神经衰弱症，睡觉需要安静。到了王总来的前一天，她把各项工作的负责人召集起来，一起检查各个接待环节的准备工作是否到位，下班前她再次跟主管确定明天去接机的时间。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 第二天早上，马秘书按照约定时间等候主管一起前往机场接机，不料主管突然来电说自己女儿发高烧，家人没人照料，他现在正在医院，暂时不能来了，。马秘书听后赶紧跟公司副主管联系，请他马上过来一同去接机，接着她又给对方秘书发了条信息，说明原因，并提前5分钟到达机场。见到王总后主动迎上前表示欢迎，并代主管致歉，解释不能亲自来迎接的原因。王总表示理解，双方简单交谈后，马秘书把他们带到车边，帮客人把车后门打开，请客人一一坐好。一路上她概要的介绍了长沙的城市特色以及近几年的发展，还建议他们去尝尝长沙有名的特色小吃，王副总和随行人员愉快的接受了，表示有机会一定去。到了酒店，马秘书到服务总台领取早就预定好的房间的钥匙，带领他们到各自的房间，在简单的交代了日程安排后，就礼貌的告辞了。晚上安排了丰盛的晚宴给王总一行接风，并准备了丰富多彩的员工节目，引得王总哈哈大笑。第二天上午听取分公司主管汇报，参观公司，下午去了长沙几个有名的景点，顺道品尝了长沙的特色小吃，整个接待工作顺利完成，马秘书也因此受到了主管的表扬。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 1、试分析马秘书在这次接待工作中是按照怎样的接待程序进行的？有何成功之处？ 2、请根据案例材料拟写一份接待方案。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 计划性接待工作是秘书接待工作中的一项重要内容，相对于随机性接待工作，计划性接待有更充足的准备时间，但是由于接待过程时间长，涉及到的部门和人员多，因此也会有很多突发性事件发生，这就要求我们在做好接待计划的同时必须要考虑到各种可能出现的意外情况，并做好应急准备，这样才是真正的有计划接待。马秘书的成功之处在于她较为细致的考虑到了接待工作的各个环节，并做了周密、全面的安排。她首先详细了解了来宾的情况，注意到了来宾的生活习惯；其次拟定了详细的接待方案，任务分工明确，责任落实到人，这样就不会造成遗漏和混乱局面；最后是她在客人到达前能做好各项工作的检查和回顾，随时与各方面人员保持联系。另外，马秘书对于突发事件有较为妥当的应变方法，临变不乱，沉着应对，使接待工作能按计划顺利进行。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 接待工作基本程序 送别来宾 收集来宾资料 制定接待计划 做好接待准备 迎接来宾 安排宴请 安排会见会谈 组织参观娱乐 会说 会写 会做事 会做人 接待工作小结