4.1会议概述（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第四章　会议组织 学习目标 知识点： 1、了解会议组织的基本程序 2、熟悉会议组织的各项内容 能力点： 1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧 2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作 3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功 素质点： 1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养 2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 3、具备保密意识和奉献精神 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第一节 会议概述 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 宏利公司行政部今年上半年组织了公司几次大型的会议活动，但效果不尽如人意，会务组织工作出现了许多问题，公司总经理很不满意。为此，行政经理高明在提交的本部门上半年工作总结中对前段时间的会务工作作了反思，指出出现问题最大的原因在于行政部工作人员在会务组织工作上经验的缺乏，因为前段时间行政部工作人员的人员结构作了很大的调整，新进员工中，有部分员工并不是秘书专业的科班出身，是从其它职业岗位转岗而来，因此，行政部要加强对新进员工的培训工作。 行政部第一期新员工培训班定于下周一开课。行政办公室资深秘书老李是主讲教师之一，他的授课内容是会议的组织与筹划。在备课的时候，老李觉得第一堂课很重要，应该要从最基本的内容讲起，只有把会议的基本知识讲清了，会议组织与筹划的具体方法和技巧才能真正让学员理解和掌握。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 如果你是李秘书，你将向新员工讲授哪些会议的基本知识？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 出席会议与组织会议是完全不同的两码事。会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议的组织情况。会议组织得法，准备充分，就等于成功了一半。但一些秘书，要么因为并非科班出身，要么就是经验欠缺，往往导致组织的会议成效不大。 经验是慢慢积累的，但组织会议的知识却是一个秘书人员必不可少的，是其组织会议的基础。一般而言，一个会议组织者，必须要懂得会议的基本要素。大中型的会议，只要会议的一个要素没有处理好，都常会出现顾此失彼、全盘混乱的现象，从而影响会议的质量与成功。会议的分类也是应当加以注意的，因为不同的会议其组织方式常有不同。另外，秘书人员必须具备高度的会议意识，只有对会议功能有清醒的认识，才会尽心尽力地把会议的组织工作做好。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 会议的概念、分类及功能 会说 会写 会做事 会做人 1.会议的概念 会议是指三个人以上聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决的一种多向沟通方式。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈。会议必须是三个人以上，按一定的组织原则聚合在一起，遵循一定的程序进行。 2.会议的种类 按照不同的标准，会议有以下的分类： （1）根据会议的性质，可以分为正式会议、非正式会议。 （2）根据会议的内容，可以分为传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会和工作决策会等。 （3）根据会议的人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议。 （4）根据会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议。 此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 会议的概念、分类及功能 会说 会写 会做事 会做人 3.会议的功能 会议功能即会议所发挥的作用，会议具有其他沟通形式不可替代的功能。主要有决策、执行、监督、协调、、资讯等功能。 L o g o 7 www.themegallery.com Company Logo 会议的要素 会说 会写