4.3会间工作（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第四章　会议组织 学习目标 知识点： 1、了解会议组织的基本程序 2、熟悉会议组织的各项内容 能力点： 1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧 2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作 3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功 素质点： 1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养 2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 3、具备保密意识和奉献精神 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第三节 会间工作 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 宏利公司某新产品推介会刚刚开始，李秘书却在会议大厅外急得团团转，他已拨了好几次电话，公司赵副总的手机总是处在关机状态，前几天他出差在外，今天乘飞机赶回公司参加推介会，按理说现在应该到了。赵副总的发言在会议程序中被安排在第二位，现在离他发言的时间不到十几分钟，但他还未赶到会场，这时李秘书的手机响了，是赵副总的电话，他说刚下飞机，飞机晚点了，现在正赶往会场，估计要半个小时……。 负责会议签到和资料发放的小张向李秘书反映，参加推介会的单位和来宾人数大大超过预计，有些来宾还没有领到推介会的宣传折页和相关资料，事先准备的宣传折页和相关资料已经发完……。 李秘书发现，安排会议记录的小胡或许是经验不足，在记录时有些手忙脚乱，明显不能跟上会议发言者的速度，记录的格式和内容也不符合规范和要求……。 推介会现场人声嘈杂，手机声此起彼伏，坐在后排的来宾反映听不清主席台上的发言……。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 如果你是李秘书，应如何处理公司新产品推介会进行当中出现的问题？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 只有经过充分准备的会议，才会是开得有序而有效的会议。案例中会议的情况，显然是问题重重、危机四伏的，弄不好，此次会议的效果就会大打折扣，会议的目标也不能完全实现。 就案例中陈述的情况，会议开始以后，至少出现了四个问题：（1）公司赵副总因飞机晚点而影响会议议程；（2）会前准备的宣传折页和相关资料因来宾超过预计而不够用；（3）会议记录员未能做好会议记录；（4）会场秩序较乱，影响发言与倾听。 会中工作不仅仅是一些程序性的工作，它是会前准备工作的延伸，是对它的检验。准备工作做得好，会中出现的麻烦就少，准备不足，麻烦就大。当然，也有一些问题是在会议召开中发生的，与会前准备关系不大。但无论那种情况，秘书都应当有魄力、有能力及时去解决。尤其重要的是，要与各方面协调好，不能专断行事，议程该调整的要临时调整，材料该补办的要补办，人员该调换的要调换。总之，要保证会议的顺利进行。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 会议的接站、报到及签到 会说 会写 会做事 会做人 1、接站工作 接站是跨地区、全国性和国际性会议重要的接待工作，也是会议开始的第一个环节。秘书首先应统计好与会者的名单和人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接待标识、手提式扩音器、其他器材和车辆等。迎接重要宾客，要事先确定迎接的规格，并派相应身份的人员前去。如有必要，应布置好安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备采访和作新闻报道。 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 会议的接站、报到及签到 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 7 www.themegallery.com Company Logo 会议的接站、报到及签到 会说 会写 会做事 会做人 2、报到工作 报到是指与会者在到达会议所在地时所进行的登记注册手续。秘书人员应做的工作