4.4会后工作（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第四章　会议组织 学习目标 知识点： 1、了解会议组织的基本程序 2、熟悉会议组织的各项内容 能力点： 1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧 2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作 3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功 素质点： 1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养 2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 3、具备保密意识和奉献精神 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第四节 会后工作 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 为期两天的会议终于结束，宏利公司的秘书刘琴总算可以舒一口气了，因为这是公司领导第一次让她全面负责的一次会议，居然没有什么差错，而且代表们都已离会，这怎不叫她暗地里高兴呢。想想开会前、会议中的种种事情，那根紧绷的弦也该放松了。刘琴在镜前一照，发现自己脸上瘦了一些。没关系，好在会已开完，自己还正年轻，增长才干才是最重要的。她在镜前对自己做了个鬼脸，嫣然一笑，于是回到办公桌前，准备拟写给上司看的会议总结。这时，电话突然响了起来，刘琴迅速抓起话筒来接，电话是刚离会不久的一位代理商（会议代表）打来的，他在电话里焦急地询问，刘琴以及她的同事有没有在会场拾到他的小公文包，因为会议结束时，他有要事急于回家，于是急急忙忙提着会议纪念品离开会场，而把公文包遗落在会场了。包里的两千元钱倒是小事，问题是里面有他的许多证件，还有一份商务资料。刘琴一听，懵了。公司里确实没听谁说拾到公文包。她一边控制住自己的紧张情绪安慰着他，一边答应代为查找。她放下电话，赶快向宏利公司租用会场的鸿天宾馆打电话，询问公文包的下落。对方回答说，宾馆里没人看到遗失的公文包，而且宾馆里人来人往，来宾的贵重物品都是自己随身保管的。刘琴不放心，亲自去了一趟鸿天宾馆，查找了会场，询问了许多工作人员，依然没有下落。刘琴一下子茫然无助，回去该怎样向失主回话，向上司交待呢？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 宏利公司秘书刘琴在公文包失落问题上有没有责任？如果你是宏利公司的秘书，应当在会议结束后做好哪些方面的工作？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 会议结束后，与会人员可以离开会场了，但秘书人员的会务工作依然没有结束，还有许多后续工作要做。远的来说，有对会议精神贯彻落实的检查督促工作，近的来说，秘书人员应送别与会者，并及时清理会场，清场工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议总结还在其后。 案例中的刘秘书显然是笑得太早了一点。总结还没动笔，麻烦事就找上身了。对于代理商遗失的公文包，她是有一定责任的，因为秘书会务工作其中一项就包括秘书会后应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件，而刘秘书显然对这项工作疏忽了。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 与会者的离会工作 会说 会写 会做事 会做人 1．结算费用 秘书在汇总会议通知时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。与会者在报到时，接待人员就可与其交割返程票及票款。报到时如果预先收取了费用，在与会者离会之前，要结清由与会者承担的费用，多退少补，并开具正式的发票。 会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支。各种花费应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结帐。办会应注意节约，切不可大手大脚，铺张浪费。 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 与会者的离会工作 会说 会写 会做事 会做人 2、其他会后工作 （1）送别与会者 会议领导人或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者，可以到与会者的房间走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于